Cuando una compañía toma la decisión de implementar un ERP ha realizado una investigación inicial, planteándose diferentes preguntas como: ¿Qué es un sistema ERP?, ejemplos de ERP por tipos, fabricantes y usos, o si necesito un ERP vertical u horizontal en mi empresa. Una vez que se responden a esas preguntas, el embudo nos va acercando más a la toma de decisiones real y surge la duda de cómo implementar un ERP.
Mejores prácticas para la implementación de un ERP
Cuando una empresa se plantea cómo implementar un erp, es clave conocer el negocio de la empresa en la que se va a poner en marcha con el fin de entender muy bien su funcionamiento y sus puntos estratégicos. Por ello, es importante realizar una adecuada toma de datos para poder definir adecuadamente las fases de implementación.
Auditoría inicial pre-implementación
Antes de comenzar a definir cómo implementar un ERP es importante realizar una auditoría inicial para definir claramente cuáles son los riesgos y puntos fuertes que existen en la organización.
Para ello, lo usual, es que cada consultor disponga de una check-list con los principales puntos a tratar dentro de los módulos que más afecten a la implementación. Por ejemplo, una empresa que quiera de partida un ERP con el módulo financiero, compras y ventas, necesitará aportar información al consultor del proyecto para definir exactamente sus necesidades dentro de cada uno de los módulos.
De esa auditoría inicial se definirá el alcance del proyecto y de cada uno de los puntos críticos del proyecto, con el fin de dimensionar adecuadamente la puesta en marcha del ERP, y el ciclo de vida de un ERP.
Definir las fases de la implementación: definir la fase inicial (lo básico del ERP) y el «Evolutivo»
Las fases de puesta en marcha cuando nos planteamos cómo implementar un ERP, como es el caso de Business Central, parte de dos puntos clave:
1.- Definición de fase inicial (lo básico del ERP). En este punto se implementan las funcionalidades necesarias derivadas del análisis anterior para la empresa con el fin de no sobredimensionar el proyecto, pero sí configurar todo lo necesario para que la empresa pueda comenzar su actividad una vez que esté implementado el ERP.
2.- Definición de fases posteriores o «evolutivo». Un ERP debe crecer y evolucionar con la empresa, si un negocio crece o cambia, el ERP ha de adaptarse a ello con lo que es importante tener en cuenta que la implementación de un ERP no es un hito único sin revisión, sino que ha de tener una adaptación continua al negocio y a los cambios que se vayan produciendo en él.
Fases en la implementación de un ERP
Las fases de implementación, a veces, son como un gran agujero negro en el que las empresas se adentran sin tener claros los pasos a dar. Por ello, es importante disponer de una hoja de ruta que nos marque claramente las fases a realizar desde el inicio hasta la puesta en marcha final en la empresa.
Este es un elemento clave que cualquier empresa debe demandar de su proveedor de servicios, ya que de ello depende que el proyecto llegue a buen puerto o que se eternice en fases desconocidas y tiempos indeterminados. No se puede olvidar que un ERP permite la gestión integral de la empresa, con lo que es importante que en las diferentes fases se implique toda la organización.
1.- Planificación y calendario de trabajo.
Una vez aprobado el proyecto es clave establecer una planificación global del proyecto y el calendario de trabajo que hay que desarrollar, por ambas partes. Por ello, es clave determinar los recursos técnicos y humanos para el proyecto, a través de un esquema o diagrama de flujos de trabajo.
En este punto se considerarán todas las fases del proyecto, con fechas de inicio y fin. Así como las áreas empresariales implicadas: finanzas, compras, ventas, producción,… y los usuarios que lideran cara fase dentro del proyecto. Para de esta forma trabajar al unísono consultora y empresa sabiendo en todo momento en qué punto se encuentran y no perder el rumbo.
2.- Conocimiento del negocio.
En este punto los consultores de negocio entran a comprender cómo funciona la compañía, realizando un análisis de las funcionalidades necesarias para la empresa. Es el momento en que se analiza en profundidad cuáles son los procesos empresariales y cuales son críticos para el funcionamiento exitoso de la compañía.
De esta forma se determinará claramente el alcance que se espera del proyecto, así como lo que se incluirá en esta fase inicial y lo que se llevará a fases posteriores de trabajo. Esto sirve para dimensionar el proyecto y poder abarcar adecuadamente lo definido en el inicio, sin dejar fuera puntos críticos para el negocio.
3.- Implementación del ERP.
En esta fase comienza cómo implementar un ERP, desde WAU consideramos esencial que el usuario se implique en la toma de decisiones con el fin de dar pasos consensuados entre los usuarios y la empresa tecnológica.
Para la implementación del ERP se deben seguir las premisas establecidas en el punto 2, con el fin de alinearse con los puntos críticos de la empresa. Se inicia la configuración y parametrización del ERP, donde se arranca con la instalación del software y hardware (si fuera necesario y no estuviera la solución erp en la nube ya que si fuera así los requisitos de hardware serían mínimos o inexistentes).
Es importante realizar las primeras pruebas de la configuración inicial, así como de cualquier desarrollo e integración realizada con el fin de testear que todo funciona correctamente. Este paso es clave para disponer de una base sólida de nuestro ERP, bien sea un ERP cloud o local.
Dentro de cómo implementar un erp se realizará la migración de datos oportuna (aquí es clave realizar una labor de depuración de la información para trasladar al nuevo sistema lo realmente importante), e identificar el origen del dato, depurarlo e incluirlo en la nueva base de datos del ERP.
4.- Capacitación al equipo de la empresa.
En este momento son los miembros del equipo responsable del proyecto los que tienen que hacerse con el software como herramienta de gestión diaria. Aquí es clave la implicación de los diferentes miembros del equipo con el consultor para que se aclare cualquier duda que se tenga en relación con los procesos y funciones del sistema.
Cada uno de los responsables de las diferentes áreas del ERP, tendrá la función de testear, validar y descubrir los puntos claves para el desempeño de su trabajo. El objetivo principal es que tras la puesta en marcha, los usuarios del sistema se sientan cómodos y les facilite el día a día de sus tareas diarias. Por ello, es clave que la formación sea adecuada y que cada perfil la interiorice para el desempeño de su actividad.
5.- Puesta en marcha.
Como su propio nombre indica, en este momento es cuando el sistema se pone en funcionamiento el sistema ERP y se activa el servicio de soporte para cualquier incidencia que pueda surgir. Previo a este punto se ha validado por las diferentes partes implicadas la idoneidad del sistema y cómo es su uso en cada una de las diferentes áreas empresariales.
6.- Control y seguimiento del proyecto.
En este último punto se hace un análisis de que todo se haya realizado correctamente y se establecen mecanismos de control y/o medición para hacer un seguimiento del uso de la solución. Llegado este punto será importante valorar aquellos desarrollos que se hayan quedado en una segunda fase, por no ser críticos, pero que puedan agendarse para comenzar el proceso de implantación y puesta en marcha.
Cada proyecto de implementación de un ERP es diferente porque cada empresa es diferente, aunque lo ideal es partir de un estándar robusto en el mercado como el caso del ERP de Microsoft. Un sistema ERP estándar aporta procesos y funcionalidades de partida ya testeados y validados, en base a las implantaciones realizadas con cientos de empresas. Esto agiliza notablemente la implementación y puesta en marcha, acortando tiempos y permitiendo que la empresa se adapte a procesos ya consolidados para ser mucho más eficientes a nivel empresarial.
Gestión del cambio en la implementación de un ERP
Este punto pocas veces se suele tratar cuando se implementa un ERP, pero que es clave para que la implementación sea exitosa. La implementación de un ERP es una decisión estratégica, no es operativa, y por ello, ha de estar implicado todo el núcleo directivo de la organización. Las estrategias de implementación de un erp son claves para poder activar al resto del equipo y que les hagan ver la importancia de que dicho proyecto llegue a buen puerto. Es un cambio organizacional significativo tanto en la forma de pensar como de ejecutar.
Es importante realizar un adecuado plan de comunicación a los miembros de la empresa, por parte del equipo directivo o CEO, además de definir los roles en la empresa. También definir un plan de formación para poder determinar los beneficios y ventajas del ERP y, por último, el plan de puesta en marcha para que la gestión del cambio sea exitosa.
¿Y si fallamos en la implementación?
No podemos obviar que existen posibilidades de que se produzcan errores durante la implementación del erp. Puede ser que a veces las expectativas sean más altas de la realidad, puede ser que surjan problemas técnicos durante el proceso de implementación que no se habían considerado de inicio y eso suponga un sobrecoste en tiempo y dinero, o pueden existir elementos imprevistos que provoquen algún tambaleo en el proyecto.
Pero la realidad es que lo que es muy importante es ser totalmente transparentes entre el socio tecnológico y la compañía para que no se produzcan esos fallos en la implementación de un ERP.
Si el equipo experto en implementar el ERP conoce cada paso que da, podrá rectificar a tiempo o corregir fallos que puedan surgir, sin tener que esperar a la fase final para que se aprecie ese cambio. Con lo que es clave que exista una comunicación fluida durante todo el proceso de implementación entre ambas partes, y un expertise amplio por parte de la empresa implantadora.
Cuando una empresa es experimentada, se irán realizando los cambios oportunos durante el proceso para que aunque puedan surgir desviaciones puntuales, no implique el fracaso del proyecto de forma estrepitosa al final del mismo. Por ello es clave rodearse de profesionales tecnológicos experimentados que tengan conocimiento de cómo implementar un erp y poder evitar esos fallos, adelantándose a los problemas que puedan surgir.
En WAU Technologies podemos ayudarte a definir a la implementación de un ERP en tu negocio, ya que disponemos de un equipo de consultores y técnicos con un amplio conocimiento el mundo de los negocios y la tecnología. Contáctanos y te ayudaremos a hacer crecer tu negocio, y que mejor que hacerlo en manos de expertos en la materia. ¡Te esperamos!
