Cuando una compañía toma la decisión de implementar un ERP ha realizado una investigación inicial, planteándose diferentes preguntas como: ¿Qué es un sistema ERP?, ejemplos de ERP por tipos, fabricantes y usos, o si necesito un ERP vertical u horizontal en mi empresa. Una vez que se responden a esas preguntas, el embudo nos va acercando más a la toma de decisiones real y surge la duda de cómo implementar un ERP.
Pasos para implementar un ERP
La fase de implementación, a veces, es como un gran agujero negro en el que las empresas se adentran sin tener claros los pasos a dar. Por ello, es importante disponer de una hoja de ruta que nos marque claramente las fases a realizar desde el inicio hasta la puesta en marcha final en la empresa. Este es un elemento clave que cualquier empresa debe demandar de su proveedor de servicios, ya que de ello depende que el proyecto llegue a buen puerto o que se eternice en fases desconocidas y tiempos indeterminados.
1.- Planificación y calendario de trabajo.
Una vez aprobado el proyecto es clave establecer una planificación global del proyecto y el calendario de trabajo que hay que desarrollar, por ambas partes. Por ello, es clave determinar los recursos técnicos y humanos para el proyecto.
En este punto se considerarán todas las fases del proyecto, con fechas de inicio y fin. Así como las áreas empresariales implicadas: finanzas, compras, ventas, producción,… y los usuarios que lideran cara fase dentro del proyecto. Para de esta forma trabajar al unísono consultora y empresa sabiendo en todo momento en qué punto se encuentran y no perder el rumbo.
2.- Conocimiento del negocio.
En este punto los consultores de negocio entran a comprender cómo funciona la compañía, realizando un análisis de las funcionalidades necesarias para la empresa. Es el momento en que se analiza en profundidad cuáles son los procesos empresariales y cuales son críticos para el funcionamiento exitoso de la compañía.
De esta forma se determinará claramente el alcance que se espera del proyecto, así como lo que se incluirá en esta fase inicial y lo que se llevará a fases posteriores de trabajo. Esto sirve para dimensionar el proyecto y poder abarcar adecuadamente lo definido en el inicio, sin dejar fuera puntos críticos para el negocio.
3.- Implementación del ERP.
En esta fase comienza cómo implementar un ERP, desde WAU consideramos esencial que el usuario se implique en la toma de decisiones con el fin de dar pasos consensuados entre los usuarios y la empresa tecnológica.
Para la implementación del ERP se deben seguir las premisas establecidas en el punto 2, con el fin de alinearse con los puntos críticos de la empresa. Se inicia la configuración y parametrización del ERP, donde se arranca con la instalación del software y hardware (si fuera necesario y no estuviera la solución erp en la nube ya que si fuera así los requisitos de hardware serían mínimos o inexistentes).
Es importante realizar las primeras pruebas de la configuración inicial, así como de cualquier desarrollo e integración realizada con el fin de testear que todo funciona correctamente. Este paso es clave para disponer de una base sólida de nuestro ERP, bien sea un ERP cloud o local.
Dentro de la implementación se realizará la migración de datos oportuna (aquí es clave realizar una labor de depuración de la información para trasladar al nuevo sistema lo realmente importante), e identificar el origen del dato, depurarlo e incluirlo en la nueva base de datos del ERP.
4.- Capacitación al equipo de la empresa.
En este momento son los miembros del equipo responsable del proyecto los que tienen que hacerse con el software como herramienta de gestión diaria. Aquí es clave la implicación de los diferentes miembros del equipo con el consultor para que se aclare cualquier duda que se tenga en relación con los procesos y funciones del sistema.
Cada uno de los responsables de las diferentes áreas del ERP, tendrá la función de testear, validar y descubrir los puntos claves para el desempeño de su trabajo. El objetivo principal es que tras la puesta en marcha, los usuarios del sistema se sientan cómodos y les facilite el día a día de sus tareas diarias. Por ello, es clave que la formación sea adecuada y que cada perfil la interiorice para el desempeño de su actividad.
5.- Puesta en marcha.
Como su propio nombre indica, en este momento es cuando el sistema se pone en funcionamiento el sistema ERP y se activa el servicio de soporte para cualquier incidencia que pueda surgir. Previo a este punto se ha validado por las diferentes partes implicadas la idoneidad del sistema y cómo es su uso en cada una de las diferentes áreas empresariales.
6.- Control y seguimiento del proyecto.
En este último punto se hace un análisis de que todo se haya realizado correctamente y se establecen mecanismos de control y/o medición para hacer un seguimiento del uso de la solución. Llegado este punto será importante valorar aquellos desarrollos que se hayan quedado en una segunda fase, por no ser críticos, pero que puedan agendarse para comenzar el proceso de implantación y puesta en marcha.
Cada proyecto de implementación de un ERP es diferente porque cada empresa es diferente, aunque lo ideal es partir de un estándar robusto en el mercado como el caso del ERP de Microsoft. Un sistema ERP estándar aporta procesos y funcionalidades de partida ya testeados y validados, en base a las implantaciones realizadas con cientos de empresas. Esto agiliza notablemente la implementación y puesta en marcha, acortando tiempos y permitiendo que la empresa se adapte a procesos ya consolidados para ser mucho más eficientes a nivel empresarial.
En WAU Technologies podemos ayudarte a definir a la implementación de un ERP en tu negocio, ya que disponemos de un equipo de consultores y técnicos con un amplio conocimiento el mundo de los negocios y la tecnología. Contáctanos y te ayudaremos a hacer crecer tu negocio, y que mejor que hacerlo en manos de expertos en la materia. ¡Te esperamos!
