Qué es un ERP, beneficios notables para la empresa y cuándo implementarlo

¿Qué es un ERP?

Un ERP [Enterprise Resource Planning] es un acrónimo que significa Planificación de Recursos de la Empresa. Es un software de gestión de procesos empresariales que administra e integra diferentes actividades dentro de la empresa. Que puede estar en la nube (cloud) o en tu servidor (on premise).

Cuando te planteas qué es un erp, has de tener en cuenta que dentro de tu ERP se pueden gestionar diferentes áreas dentro de una empresa, disponiendo de amplias funcionalidades con módulos en finanzas, contabilidad, gestión empresarial, gestión comercial, información fiscal, creación de informes, cadena de suministro, operaciones, producción, proyectos, CRM, inventario, gestión y control de proveedores, compras y ventas, fabricación, logística y recursos humanos (RRHH) .

La mayoría de las empresas que se plantean investigar qué es un erp, parten del uso de algún tipo de sistema financiero o contable, pero suelen ser mucho más operativos que estratégicos ya que se basan en tareas diarias de la empresa, y no suelen ser útiles cuando la empresa va creciendo empresarialmente. De ahí que busquen sistemas de planificación de recursos empresariales para que les acompañe en su crecimiento. Aunque sin olvidar que un ERP sirve para que la empresa siga mejorando día a día.

Vivimos en una época en continuo cambio, tanto a nivel individual como empresarial, adaptarse o morir, los negocios dependen de la tecnología en mayor o menor medida y es necesario disponer de soluciones tecnológicas que permitan a las empresas evolucionar para seguir siendo más competitivas, y crecer sin tener que estar limitadas al software del que se dispone. Todo gira en torno a los costes, eficiencia y productividad empresarial.

Las soluciones ERP actuales y modernas permiten ofrecer una visión global de la empresa. Esto es clave en la resolución de qué es un erp ya que existe una clara interconexión entre los diferentes departamentos que hace que no funcionen como silos independientes, sino como parte de una organización. Aspecto clave para facilitar la colaboración y la creación de un sistema fluido, tanto para pymes como para grandes empresas.

Todo esto permite una comunicación más dinámica entre departamentos como administración y recursos humanos (con el fin de que los empleados dispongan de la información actualizada en todo momento) o ventas y atención al cliente (para la gestión con el cliente externo), la información fluye en la empresa disponiendo de una única fuente de datos en común, el ERP. Vinculado se puede disponer de un dashboard o cuadro de mando con toda la información necesaria para la toma de decisiones ágil y dinámica.

Beneficios más importantes de un ERP

Los beneficios son la clave para elegir un ERP u otro, obviamente cuando te plantees qué es un erp has de tener en cuenta cuáles son los beneficios más relevantes que puede aportar a tu empresa un ERP:

1.- Escalabilidad y modularidad de la solución.

Este aspecto es esencial ya que un ERP tiene que ayudar a impulsar el crecimiento de una empresa y no ser un freno. Una buena solución ERP ha de cubrir las necesidades actuales y futuras de la empresa, así como permitir que siga creciendo de forma acorde a sus necesidades empresariales. Con lo que disponer de un ERP moderno y online permitirá que tu empresa sea escalable sin límites.

2.- Mejora de los procesos de gestión y control.

La adecuada definición de los procesos de gestión es clave de cara a optimizar los recursos del negocio y mejorar la asignación del trabajo en la compañía. La unicidad del dato en una única solución permite que los recursos se optimicen y que la información se encuentre en un lugar, sin distorsiones.

Además, la posibilidad de hacer seguimiento de todos los procesos o tareas realizadas, permite hacer que la empresa haga seguimiento de la trazabilidad de cada proceso y valorar si aporta valor o no a la compañía. Es la herramienta esencial para llevar un correcto control y trazabilidad de los diferentes procesos existentes en la empresa.

3.- Mejora en el proceso de toma de decisiones.

Cuando la información está en silos o dispersa entre la empresa no es posible disponer de una visión global del negocio. La centralización de la información, mejora de la calidad del dato y la posibilidad de disponerlo en tiempo real, permite que se acorten los tiempos de respuesta y de disponga de información veraz. Este es un elemento clave cuando se busca responder a qué es un erp y cómo un programa de gestión empresarial puede mejorar mi toma de decisiones siendo más eficiente y efectivo.

4.- Seguridad de la información.

Cuando una empresa se plantea la pregunta de qué es un ERP y cuál le aporta más seguridad, la respuesta es un ERP cloud. En un ERP cloud la seguridad de información es muy superior si dispones de un ERP con solvencia en el mercado. Pero con independencia de ello, toda la información del ERP se encuentra en una única base de datos. Se dispone de un acceso protegido y restringido por tipología de usuario. Esto permite que el mantenimiento y las actualizaciones sean ágiles y eficientes. Aunque si deseas un ERP moderno con Inteligencia Artificial te asegurarás de estar a la vanguardia de los sistemas de gestión empresarial.

5.- Automatización de tareas.

La posibilidad de disponer de una solución ERP permite que se puedan automatizar aquellas tareas que sean más repetitivas con el fin de reducir el tiempo dedicado a labores de poco valor añadido. Esta gestión automática permite que los recursos más importantes de la empresa, los humanos, aporten su tiempo en tareas no repetitivas y únicas.

¿Qué es un erp?

¿Cuándo implementar un ERP en mi negocio?

Existen señales inequívocas de que necesitas una nueva solución ERP para tu empresa y si tienes estas señales la implementación de un nuevo software de gestión de procesos empresariales será inevitable. Estas son las señales que indican que tienes que adoptar de forma inminente una nueva solución ERP:

1.- Las necesidades básicas no te dejan crecer.

En ocasiones, tu sistema actual cubre sus necesidades básicas pero no ves la forma de crecer ya que tu software no te permite ampliar o realizar determinadas acciones. Esas acciones harán evolucionar a tu empresa, con lo que ha llegado el momento de utilizar un sistema que sea escalable y que acompañe tecnológicamente al crecimiento que tu empresa debe realizar. Necesitas un ERP.

2.- Trabajas con diferentes sistemas y no se entienden entre ellos.

A veces se dispone de diferentes soluciones para áreas distintas de la empresa es posible que no funcionen bien juntas y con información heterogénea. La existencia de diferentes fuentes de datos, cuando no se comunican entre si es cuando se provoca una pérdida de información y de tiempo significativa.

Con lo que se hace necesario disponer de un software de gestión, un erp, que unifique todos los datos y que sirva como fuente única de datos para la empresa.

3.- No puedes cumplir las expectativas de tu cliente.

Si un cliente tuyo dispone de unas necesidades que no puedes resolver debido a tu solución informática, como el acceso multidispositivo a tu sistema, es el momento de plantearse un cambio. Porque la accesibilidad es clave en cualquier negocio, si no resuelves el problema de tu cliente, terminará dirigiéndose a tu competencia.

Existen diversas soluciones ERP en el mercado si estás en crecimiento o tienes ya solvencia como compañía los erps más aconsejables son Microsoft, SAP u Oracle, aunque existen otras gratis en español como son Odoo y ERPNext que te pueden servir como primer paso o si tienes una start up. Aunque aquí te dejamos ejemplos de ERP que te servirá para disponer de una solución a medida de tu negocio.

Probablemente después de tu pregunta de qué es un erp te plantees y cuáles son los ERP más usados con lo que aquí te dejamos este ranking para que puedas valorar ventajas e inconvenientes de cada uno de ellos. Tras esto, seguramente ya tengas más clara tu pregunta inicial de qué es un erp, y desde WAU Technologies podemos aportarte un poco de luz para conocer cuándo realmente es necesaria una solución ERP para una empresa. Y cómo es clave disponer de un software de gestión actualizado y escalable, para que la tecnología sea el medio para que tu negocio siga creciendo y no el freno para ello.

Como Partners Microsoft, podemos ayudarte en la implementación de uno de los ERPs más potentes del mercado como es Microsoft Dynamics Business Central. Si quieres ser un referente en tu sector, te ofrecemos la oportunidad de ir de la mano de un equipo de profesionales expertos en tecnología y negocio de WAU Technologies, contáctanos en hola@wautecnologies.com 

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