Descubrir cuánto cuesta implementar un ERP y los costes asociados a dicha implementación no es tarea fácil, porque cada empresa tiene sus casuísticas concretas que moverán la balanza en una línea u otra. Pero vamos a reflejaros a continuación lo que tenéis que tener en cuenta para que sea una realidad.
Factores que afectan al coste de implementación de un ERP
Como hemos comentado anteriormente, a la hora de determinar cuánto cuesta implementar un ERP (Enterprise Resource Planning) los costes pueden ser elevados y está influenciada por varios factores que afectan directamente en el coste total del proyecto. Alguno de los factores que afectan a cuánto cuesta implementar un ERP son:
Tamaño y complejidad de la empresa
La dimensión de la compañía y la complejidad de sus procesos son aspectos muy relevantes a la hora de determinar cuánto cuesta la implementación de un ERP. Las empresas más grandes con múltiples ubicaciones, divisiones o unidades de negocio suelen tener implementaciones más costosas aunque si se acota inicialmente, se pueden evitar distorsiones significativas del proyecto. También existen ERP específicos para PYMES que resuelven sus casuísticas de forma muy acertada y que evolucionan acorde al crecimiento de la empresa.
Selección de proveedor
Elegir al socio tecnológico para la implementación de un ERP puede creerse que no va asociado al coste, pero con independencia del coste/hora para la puesta en marcha, hay que considerar que la experiencia es un grado que puede ahorrarte tiempo y dinero.
Si un proveedor conoce cómo hay que implementar un ERP y sabe de tu sector, eso será un plus para reducir el tiempo de puesta en marcha y, por ende, las horas de implementación. La gestión de proyectos eficiente y la optimización de procesos son dos pilares esenciales cuando has de seleccionar al proveedor adecuado.
Hardware y software
La compra de un ERP tiene dos costes que es necesario considerar:
– Hardware: en el caso de implementación en local del ERP, es un elemento clave, ya que es posible que sea necesario actualizar o adquirir hardware, bases de datos y otros sistemas relacionados para garantizar el rendimiento adecuado.
Aunque si se decide por una versión cloud esta inversión se verá sustancialmente reducida, o incluso eliminada, ya que todos los servidores necesarios estarán en la nube, con lo que no será necesaria inversión adicional en hardware.
-Software: el coste del software dependerá de si es un software local o en la nube. En el caso de que el pago sea de un software local se realizará un pago único en la compra del ERP, además de los desarrollos de software necesarios para adaptar a las casuísticas de cada empresa.
Mientras que si hablamos de un desarrollo en cloud, se podrá realizar el pago de las licencias de forma mensual, anual o trianual según el número de usuarios que se dispongan (pudiendo ampliarse o reducirse según las necesidades de la vida de la empresa), además de los desarrollos que se realicen para la adaptación del software.
Personalización y desarrollo a medida
Cuando una empresa decide implementar un ERP, además de valorar cuánto cuesta la puesta en marcha del ERP debe tener en cuenta si es un ERP de renombre o no en el mundo de la tecnología. Ya que los ERP de mayor dimensión, como es en el caso de Microsoft, disponen de importantes actualizaciones frecuentes que mejoran el estándar para ofrecer el mayor número de funcionalidades posibles.
Por ello, aunque se puede elegir un ERP que te desarrollen totalmente a medida o ERP Adhoc. Has de tener en cuenta que aunque se adapte totalmente a tus procesos, puede encarecer el proyecto de forma significativa, además de estar cautivos de un único proveedor que es quién te ha desarrollado la solución.
Personalizaciones siempre habrán, pero en la medida que sean sobre un estándar con amplio conocimiento de tu sector, se convertirán en una pequeña inversión ya que el estándar resolverá tus problemáticas de forma inmediata. Esta variable es muy importante a la hora de determinar cuánto cuesta implementar un ERP.
Personal y formación
La disponibilidad y experiencia del personal interno para gestionar el proyecto ERP pueden tener un impacto en el costo. La falta de recursos internos puede requerir la contratación de consultores externos, lo que puede encarecer el proyecto pero su experiencia ahorrará en tiempos de implantación, por ello es importante buscar un equipo con experiencia en este tipo de proyectos.
La formación o capacitación del personal de la empresa para que se produzca el cambio organizacional son cruciales para el éxito de la implementación de un ERP. La falta de inversión inicial en este concepto puede aumentar el costo del proyecto a largo plazo.
Mantenimiento y actualizaciones
El costo de mantenimiento y soporte continuo después de la implementación debe considerarse en el presupuesto a largo plazo, ya que aunque hay un momento donde se arranca la implantación de un software, ha de mejorar con el tiempo, acorde al crecimiento de la empresa para seguir siendo competitivo.
Las actualizaciones, correcciones de errores y asistencia técnica también ha de tenerse en cuenta, aunque en el caso de un ERP cloud, las actualizaciones no van asociadas a un sobrecoste. Si hablamos de fabricantes destacados en la tecnología, las actualizaciones las puede realizar directamente sin que el usuario final sea consciente de ello, salvo las mejoras de usabilidad que perciba, como sucede en el caso del ERP Cloud de Microsoft.
Costes directos e indirectos para valorar cuanto cuesta implementar un ERP
Dentro de cuánto cuesta implementar un ERP es muy importante hacer un desglose entre los diferentes costes que se pueden encontrar en su puesta en marcha:
Costes directos
Los costes directos son aquellos gastos que están directamente relacionados con la adquisición, personalización, implementación y puesta en marcha del ERP.
Los costos típicos de un proyecto de ERP incluyen:
1.- Licencias de Software
Los costos de las licencias de software ERP suelen ser uno de lo costes más destacados. Que puede ser de un pago único si se realiza la compra del software en local (On Premise) o recurrente si se compra el software en en la nube (On Cloud). En este último caso se pagará una licencia por usuario con una determinada frecuencia, mensual, anual o trianualmente.
En el caso del erp cloud el número de licencias aumenta o disminuye acorde al crecimiento de la empresa y usuario, ya que se pueden ampliar usuarios sin sobredimensionar la partida económica asociada a las licencias de usuario.
2.- Consultoría y servicios profesionales
Este gasto es un costo necesario para la puesta en marcha del ERP. Suele realizarse al comienzo del proyecto en diferentes fases con el fin de poder hacer frente a la configuración del software según lo indicado por la empresa. Los costos de consultoría incluyen la planificación, configuración, personalización y capacitación necesaria para la puesta en marcha del ERP.
3.- Hardware y servidores
Si es necesario adquirir nuevo hardware o servidores para alojar el sistema ERP, estos costos se consideran directos. Esto puede incluir la compra de servidores, sistemas de almacenamiento y otros equipos de infraestructura, dependerá de las inversiones empresariales que sea necesario realizar en la infraestructura técnica de la empresa.
4.- Formación y/o capacitación
Los costos de capacitación del personal son un componente muy importante dentro de la implementación de un ERP. Lo que incluye tanto la capacitación de los usuarios finales como el personal de IT para que puedan obtener el máximo rendimiento del sistema de forma efectiva.
5.- Personalizaciones y desarrollo
Si se requiere personalización del software ERP para satisfacer necesidades específicas de la empresa, los costos de desarrollo de software personalizado se consideran costos directos.
Costes indirectos
Los costes indirectos más destacados para la implementación de un ERP son:
1.- Pérdida de productividad
Durante la implementación, es probable que los empleados deban destinar tiempo a aprender el nuevo sistema, lo que puede resultar en una disminución de la productividad. Este tiempo perdido puede ser costoso en términos de eficiencia operativa.
2.- Tiempo extra de personal
A medida que se acerca la fecha de lanzamiento del ERP, es posible que se necesite que el personal trabaje horas extras para garantizar una transición suave. Esto conlleva costos adicionales en términos de salarios y beneficios.
3.- Interrupciones en la cadena de suministro
Los problemas durante la implementación pueden causar interrupciones en la cadena de suministro lo que podría afectar las operaciones comerciales normales y resultar en costos indirectos asociados con la falta de ingresos y pérdida de clientes.
4.- Reasignación de recursos
La reasignación de personal interno a tareas relacionadas con la implementación del ERP puede afectar a otras áreas de la empresa y llevar a costos indirectos, como la falta de atención a proyectos estratégicos.
5.- Resistencia al cambio
Este es un aspecto poco considerado pero bastante usual entre las empresas. La resistencia al cambio por parte de los empleados puede retrasar la adopción del nuevo sistema y requerir esfuerzos adicionales para superarla, lo que resulta en costos indirectos relacionados con la gestión del cambio.
Costos ocultos
Los principales costes ocultos que pueden encontrarse en la implementación de un ERP son:
1.- Problemas y calidad de los datos
La mala calidad de los datos o la falta de integridad de los mismos, pueden generar problemas en el funcionamiento del ERP después de la implementación. La corrección de estos problemas puede llevar tiempo y recursos adicionales.
2.- Actualizaciones y mantenimiento continuo
Después de la implementación, el ERP requerirá actualizaciones y mantenimiento continuo, lo que implica costos adicionales si ha de cambiarse de versión de software. Estos costes son diferentes si hablamos de ERP Online vs On Premise. En el caso de que se elija una versión del ERP cloud, se reducen significativamente ya que el fabricante puede incluir actualizaciones continuas e imperceptibles para el usuario. Esto permite mantener el sistema actualizado en todo momento, como es el caso del ERP de Microsoft en Cloud.
3.- Costos del personal de soporte
Mantener un equipo de soporte interno de IT para resolver problemas y brindar asistencia a los usuarios puede ser un costo continuo que a veces se subestima. Se debe valorar la opción de un sistema de soporte externo del que pueda requerirse en los momentos de necesidad por parte de la empresa, y que se puede considerar desde la puesta en marcha del proyecto.
4.- Personalización excesiva
Si se realiza una personalización excesiva durante la implementación, puede aumentar los costos ocultos a medida que las actualizaciones futuras se vuelven más complicadas y costosas.
5.- Pérdida de ventas o clientes
Los problemas durante la implementación pueden resultar en pérdida de ventas o clientes, lo que puede tener un impacto financiero a largo plazo.
6.- Costos legales y regulatorios
Si la implementación del ERP afecta la conformidad de las regulaciones o leyes comerciales, puede generar costos legales y regulatorios ocultos. Aunque sólo sea derivado de la actualización del ERP a dichas regulaciones sectoriales.
Planificación y estimación económica
Cuando se valora cuánto cuesta implementar un ERP es esencial partir de la adecuada planificación de recursos para la puesta en marcha del ERP.
En dicha planificación se incluyen los módulos y tiempos necesarios para que se puedan ir activando áreas de trabajo. Por ejemplo, el tiempo que es necesario para activar el módulo financiero con el fin de que, el departamento de administración y contabilidad, puedan disponer del software para poder comenzar a trabajar. Y así, ir paulatinamente activando módulos para que poco a poco la entidad pueda ir trabajando con el software en toda la compañía.
En función del tiempo de desarrollo asignado a cada módulo o fase, se podrá realizar una estimación de horas de trabajo necesarias y, como consecuencia, la estimación económica.
No se puede obviar, que aunque se parte de un ERP estándar no se puede partir de una estimación económica común a todas las empresas, porque cada empresa tiene sus casuísticas y particularidades que la hacen única. Esto hará diferente dicha valoración, aunque puede ser semejante entre aquellas empresas del mismo sector y con similares características.
Estrategias para minimizar el coste del ERP
Si bien es cierto que la pregunta de partida es cuánto cuesta implementar un ERP, también es esencial determinar cómo puedo minimizar el coste del ERP tanto antes como después del arranque.
Dimensionar el proyecto adecuadamente desde un inicio se hace necesario, ya que si se afina en la planificación del proyecto en base a la información proporcionada por el cliente, y la facilitada por la toma de datos inicial, la desviación será mínima. Es clave considerar el expertise del implantador, ya que a más proyectos planificados y ejecutados, más fiabilidad tendrá la valoración de dicho proyecto.
Implicación tanto del consultor ERP o proveedor del ERP como de la compañía, desde el inicio. Ya que si se implican ambas partes en la definición, ejecución y cierre del proyecto será mucho más ágil y eficiente. En muchas ocasiones, se exige a la empresa implantadora el 100% de implicación, cuando por parte de la compañía no se quiere llegar a ese nivel de compromiso, y eso alarga y/o dificulta notablemente el desempeño del proyecto.
Es un trabajo de dos partes, compañía y consultora, ya que si se trabaja de forma dinámica y compenetrada hay más posibilidades de evitar desviaciones e implantar el ERP de la mejor forma posible.
Recomendaciones finales
En base a nuestra experiencia, y con el fin de evitar costes innecesarios a la hora de implementar un nuevo software en la compañía, y en concreto un software de gestión como el ERP, es importante seguir con las siguientes recomendaciones:
1.- Definir objetivos claros. Antes de seleccionar un ERP, la empresa debe tener una comprensión clara de sus objetivos y necesidades. Hay que definir los procesos comerciales que el ERP deberá abordar y hay que asegurarse de que se alinee con la estrategia a largo plazo de la empresa. Esto agilizará notablemente la consultoría ERP a realizar.
2.- Evaluar necesidades específicas. No todas las empresas son iguales, como ya hemos mencionado. Hay que evaluar cuidadosamente tus necesidades específicas y elegir un ERP que se adapte a tu industria (suelen ser ERPs verticales como un ERP moda, ERP calzado, ERP distribución congelado pesca, ERP textil, ERP Mueble, ERP industrial,…) y tamaño . Evita sobredimensionar con funciones que no necesitas, ya que esto puede disparar los costes y dar lugar a una desviación de los requisitos reales.
3.- Realizar una auditoría de procesos. Antes de la implementación, realiza una auditoría exhaustiva de tus procesos empresariales existentes. Esto te ayudará a identificar áreas de mejora y a alinear mejor el ERP con tus operaciones. La consultoría tecnológica es un punto clave para partir con éxito en la implementación del ERP.
4.- Involucrar a los usuarios finales desde el principio. Obtén su retroalimentación durante la fase de selección y asegúrate de que comprendan y estén capacitados para usar el nuevo sistema. La resistencia al cambio puede aumentar los costes si no se aborda adecuadamente.
5.- Planificación y Presupuesto Realistas. Desarrollar un plan de implementación realista es muy importante, además de establecer un presupuesto preciso derivado. Considera no sólo los costes iniciales de adquisición e implementación, sino también los costes continuos de mantenimiento y actualizaciones, en el caso de que el ERP sea On-Premise o Local.
6.- Equipo de Implementación Competente. Se puede optar por utilizar personal interno, externalizar el proceso a consultores especializados (considerando el expertise de la empresa implementadora) o una combinación de ambos. Es muy importante que el equipo tenga experiencia en la implementación de ERPs.
7.- Integración con Sistemas Existentes en la Empresa. Debes asegurarte de que el nuevo ERP se integre de manera efectiva con otros sistemas y aplicaciones existentes en tu empresa. La falta de integración puede generar costes adicionales y dificultar la fluidez de los procesos. Algunos de estos sistemas pueden ser CRM de la compañía, SGA, e-commerce,…
8.- Escalabilidad. Elige un sistema que sea escalable y pueda crecer con tu empresa. Esto ayudará a evitar costes adicionales cuando la empresa crezca o cambie sus necesidades.
9.- Capacitación Continua. La formación no debe ser un evento único. Proporciona capacitación continua para garantizar que los usuarios estén actualizados con las nuevas características y optimicen el uso del ERP, minimizando los errores de adaptación.
10.- Mantenimiento y actualizaciones a lo largo del tiempo. Los ERPs exitosos requieren actualizaciones regulares para mantenerse al día con las cambiantes demandas del negocio y las tecnologías emergentes, evitando la obsolescencia tecnológica. En la versión cloud, las actualizaciones se realizan de forma constante y sin un coste extra, lo que hace esta forma de ERP mucho más competitiva para las empresas actuales.
Cuando una empresa decide implementar un ERP hay muchas preguntas que surgen, ¿por dónde empezar?¿qué debo tener en cuenta?¿cuánto cuesta implementar un ERP? y muchas más,…desde WAU Technologies podemos ayudarte porque nuestra amplia experiencia en la implantación y puesta en marcha de ERPs nos avalan. Así que si quieres que hablemos, ponte en contacto con nosotros y estaremos encantados de antenderte.
