¿Qué es la gestión documental en empresas?
Cuando se habla de gestión documental en empresas, se hace referencia al conjunto de soluciones que permiten la digitalización de documentos físicos. Es un proceso que permite controlar y organizar la creación, almacenamiento, acceso, archivo, distribución y eliminación de los documentos de la empresa. Dentro de este concepto, se incluye el manejo de información en diversos formatos, como papel, electrónicos y digitales. Esto es así, con el fin de garantizar la disponibilidad de la documentación, así como la seguridad y protección documental.
Para ello, es clave establecer políticas y procedimientos para el uso y almacenamiento adecuado de los documentos. Además se incluye la clasificación y categorización de los mismos, elemento muy importante dentro de la gestión documental en empresas. Sin olvidar, como aspecto esencial, la definición de reglas de acceso y uso, roles y responsabilidades de los usuarios, así como incluir los cambios y actualizaciones que sean necesarios.
Así que un software de gestión documental en empresas permite:
– El almacenamiento centralizado de archivos en una base de datos común.
– La gestión del contenido empresarial.
– El control de versiones.
– La realización periódica de copias de seguridad.
Toda esta implementación en las organizaciones permite disponer de trazabilidad y control de la información pudiendo tener acceso a la misma, de forma práctica y sencilla. Pudiendo estar disponible dicho software en cloud o la nube, en local o incluso ser un híbrido (cloud-local).
Soluciones de gestión documental según tipo de empresa.
Las soluciones de gestión documental pueden variar según el tipo de empresa y las casuísticas concretas que tenga cada organización. El tamaño de empresa es clave a la hora de elegir una u otra opción, con lo que os comentaremos las diferentes posibilidades:
1.- Gestión documental para autónomos y microempresas
Una solución básica de gestión documental para un autónomo o microempresa podría ser el uso de carpetas compartidas en una red de computadoras para almacenar y organizar documentos. Aunque también se pueden utilizar herramientas de colaboración en línea, como OneDrive, Google Drive o Dropbox. Estas soluciones permiten compartir, utilizar y archivar documentos de forma colaborativa, y así organizarse de forma efectiva.
Además, estas soluciones pueden integrarse con otras aplicaciones de gestión de proyectos y contabilidad, lo que agiliza notablemente el trabajo diario y la unicidad del dato.
2.- Gestión documental en pequeñas y medianas empresas
En el caso de las pequeñas y medianas empresas, hay que buscar una solución más avanzada de gestión documental en empresas. Lo que podría referirse a la implementación de una solución de gestión documental online o una plataforma cloud o en la nube. Esto permite la gestión centralizada de documentos, establecer categorías y versiones de los diferentes documentos.
Además de la fácil accesibilidad por los diferentes miembros de la organización desde cualquier lugar y dispositivo electrónico. Lo que facilita notablemente la disponibilidad de la documentación bien organizada y accesible.
3.- Gestión documental en grandes empresas
Para las grandes empresas o entidades de mayor dimensión será preciso buscar soluciones de gestión documental para empresas más complejas. En este caso, incluyen el uso de software especializado de gestión documental, lo que hace necesario una plataforma centralizada capaz de almacenar, organizar y compartir documentos de los diferentes miembros de la empresa y los comunes a la entidad.
Además de las funcionalidades anteriores, incluiría funciones avanzadas de seguridad, flujos de trabajo automatizados y gestión de registros. Lo que agiliza la actividad realizada por diferentes miembros de la organización y que se mantenga siempre actualizado y disponible en un punto común para todos.
Sistemas de gestión documental
Existen diferentes programas de gestión documental, con diferentes características y ventajas, y la elección de una u otra dependerá de las necesidades específicas de cada empresa o usuario. Por ello, aunque a continuación os haremos referencia a alguna de ellas, es importante evaluar cuidadosamente cada opción y seleccionar la que mejor se adapte a las necesidades de tu negocio.
1.- Microsoft Sharepoint
Microsoft Sharepoint es una plataforma de colaboración y gestión de documentos de Microsoft. Esta solución permite almacenar, organizar y compartir documentos de manera centralizada y simultánea.
Algunas de las características más destacadas son:
– Integración con otras herramientas de Microsoft, como Office 365.
– Funciones de flujo de trabajo y automatización de procesos empresariales para mejorar la productividad y la eficiencia.
– Capacidades de gestión de registros para cumplir con los requisitos de retención y eliminación de documentos.
– Personalización de la interfaz de usuario y la creación de páginas web y sitios de equipo.
2.- Google Drive
Google Drive es una herramienta de almacenamiento y gestión de documentos en la nube de Google, permite compartir con diferentes usuarios y colaborar en la elaboración de documentos de forma simultánea en la elaboración de documentos.
Algunos aspectos destacados son:
– Integración con otras herramientas de Google como Gmail, Google Docs y Google Sheets.
– Funciones de colaboración en tiempo real para trabajar en documentos y archivos en equipo.
– Integración con otras aplicaciones y herramientas empresariales a través de Google Workspace Marketplace.
3.- Document Capture
Es una herramienta de captura de documentos que permite a los usuarios digitalizar documentos en papel y convertirlos en archivos digitales. Con Document Capture, los usuarios pueden escanear documentos en papel, reconocer el contenido y convertirlo en archivos digitales, lo que facilita su gestión y almacenamiento. Este software es especialmente útil para empresas que necesitan digitalizar grandes volúmenes de datos.
Se adapta a diferentes empresas y algunas de sus características más relevantes son:
– Tecnología OCR Inteligente integrada (OCR en tu ERP Business Central).
– Automatización de la captura de datos permitiendo agilizar procesos y digitalizarlos.
– Gestión de facturas de forma ágil y organizada.
– Fácil accesibilidad y conectividad con otras coluciones.
– Disponibilidad de mayor seguridad y menos errores.
– Certificada por la Agencia Estatal de Administración Tributaria.
4.- Alfresco
Es una plataforma de gestión de documentos empresariales de código abierto, que permite a los usuarios colaborar en documentos y automatizar procesos empresariales. La plataforma es altamente personalizable y se puede adaptar a las necesidades específicas de cada organización. Además de automatizar procesos de negocio y gestionar flujos de trabajo complejos. Es válido para cualquier tipo de empresas.
Algunas características destacadas son:
– Se pueden crear nuevos documentos y organizarlos en carpetas y colecciones de fácil gestión.
– Se pueden gestionar el control de versiones, historial de cambios y revertir a versiones anteriores.
– Se puede trabajar de forma colaborativa.
– Los documentos se pueden buscar y recuperar fácilmente.
Alfresco se puede integrar con otros sistemas, con lo que se puede compartir la información de forma eficiente.
5.- Docuware
Igual que en el caso anterior, esta solución de gestión documental empresarial permite almacenar, organizar y compartir documentos entre usuarios de forma eficiente. Docuware cuenta con herramientas de automatización de procesos empresariales. Además, Docuware ofrece opciones de integración con otras herramientas empresariales, lo que la hace muy versátil y adaptable a diferentes necesidades empresariales.
Es válido para cualquier tipo de empresas y algunas de sus principales características son:
– Gestión documental basada en IA, capaz de identificar y extraer información clave de documentos para facilitar la indexación y visibilidad.
– Creación de flujos de trabajo para automatizar los procesos de documentos con rutas de aprobación condicionales.
– Trabajo colaborativo con cualquier documento, versiones y posibilidad de cambiar su indexación manualmente.
– Protección de la información y documentos confidenciales contra el acceso no autorizado, pérdida de datos o fallos del sistema.
– Integración con múltiples sistemas.
Para poder conocer más en detalle este software de gestión documental en empresas, Docuware, no tienes más que escribirnos.
Aunque si quieres disponer de una información más completa de mejor software de gestión documental debes de disponer de más variables en la toma de decisiones.
Funciones básicas de una gestión documental en empresas eficaz
Una gestión eficaz de los documentos requiere que sea necesario buscar un software de gestión documental en empresas que admita funcionalidades relevantes como:
1.- Colaboración entre usuarios y flujo de trabajo automático
La colaboración entre usuarios es un elemento clave de cualquier gestor documental, ya que agiliza notablemente el trabajo de los empleados de una organización permitiendo disponer de la información de forma más ágil y dinámica.
Los flujos de trabajo digitales o workflow crean un flujo lógico de procesos, asignan tareas y usuarios relevantes. Además, la gestión de flujos de trabajo también especifica qué procesos inician un flujo de trabajo y la mejor forma de realizarlo.
Este proceso documental cumple la función de ahorrar tiempo y esfuerzo a los trabajadores involucrados. De esta forma, el error se minimiza cuando la interacción humana se hace menos necesaria. Así, los usuarios pueden dedicar más tiempo a labores más productivas que buscar, guardar, consultar o localizar un documento antiguo. Lo que permite ahorrar tiempo y dinero, además de disponer de la información mucho más organizada y accesible para cualquier miembro de la organización.
2.- Categorización y estructuración. Indexación para búsquedas eficientes
La indexación de documentos es un proceso en el que se etiquetan documentos para facilitar su posterior búsqueda. La indexación crea una ruta a los documentos en los gestores documentales, en función de cómo se ejecutan los procesos comerciales de una empresa y cómo trabaja el personal de cada entidad.
Las soluciones de gestión documental permiten indexar y clasificar los documentos empresariales para que sean más fáciles de encontrar, permitiendo búsquedas por palabras clave y texto completo. Los sistemas de gestión documental más robustos permiten automatizar la indexación para que no se tenga que etiquetar manualmente, pudiendo agilizar órdenes de cuando indexar automáticamente un elemento con el fin de que sea fácil de etiquetar y de encontrar posteriormente.
3.- Capacidad de integración con otros sistemas empresariales
La posibilidad de que un sistema de gestión documental en empresas se pueda integrar con otros sistemas es un elemento clave para que se disponga de un sistema eficaz y efectivo. La integración con otras soluciones de uso diario empresarial como ERP, CRM, Email,…agiliza notablemente el día a día de la empresa, permitiendo disponer de soluciones con una visión única de negocio.
Microsoft es un claro ejemplo de la integración no sólo con las soluciones de su propio ecosistema (como Microsoft Sharepoint) sino con otras soluciones disponibles (como es el caso de Document Capture o Docuware, entre otras). Lo que hace esencial la elección de un buen sistema de gestión documental que permita la integración máxima con las soluciones disponibles en tu empresa.
4.- Archivo y trazabilidad de la documentación
Disponer de toda la documentación de una empresa archivada de forma eficiente, hace que la búsqueda y recuperación de dicha información sea más ágil dentro de la empresa. Sin obviar, que la trazabilidad del documento permite detectar posibles errores o incidencias ya que muestra cada paso o cada usuario que ha ido interviniendo en la generación de dicho archivo.
Beneficios de contar con una gestión documental en empresas
Los principales beneficios de contar con un software de gestión documental en empresas os los contamos a continuación:
1.- Mejora de la productividad
Acceso más rápido y seguro a la información de la empresa reduciendo los tiempos de búsqueda de la información, e incrementando la rapidez de respuesta. Tiempos más cortos de búsqueda y recuperación de documentación en la empresa.
2.- Ahorro de tiempo y costes
Vinculado a una mayor productividad está el ahorro de tiempo, ya que disponer de toda la documentación en un único repositorio con las mismas reglas, agiliza notablemente el trabajo del día a día. Reduciendo el tiempo de respuesta a los clientes.
Se necesita menos espacio para guardar la documentación, ya que no está en papel, ya no es necesario tenerlo en papel físico. Lo que reduce el coste del papel e impresión así como el de archivo y espacio necesario para ello. Todo esto se traduce en una mejora del ROI [Retorno de la Inversión].
3.- Localización centralizada
Evitar disponer de la información en varias localizaciones, incluso aunque se usen sistemas digitales, si no está la documentación centralizada en un mismo sitio, surgirán problemas innecesarios.
Un software de gestión documental, almacena la información en una ubicación central, accesible a todos los usuarios a los que se les haya permitido el acceso.
4.- Mejora de los procesos y prevención de duplicidades
Un software de gestión documental permite mejorar notablemente los procesos de una empresa, mejorando los tiempos de tramitación y gestión. Esto permite una mayor eficacia del trabajador, además de la posibilidad de tener la trazabilidad de cada proceso de trabajo de la empresa, evitando duplicidades en la documentación.
5.- Acceso remoto y centralizado
Un gestor documental disponible en la nube puede adaptarse a que esté disponible en cualquier lugar y cualquier dispositivo, agilizando notablemente la adaptabilidad a cualquier entorno de trabajo (presencial, remoto o híbrido).
6.- Seguridad informática
Es muy importante la seguridad informática de dicha documentación, ya que de ella depende el correcto funcionamiento de la empresa. Una brecha de seguridad en este ámbito puede ser crítica para la supervivencia de una entidad, con lo que es muy importante disponer de sistemas de seguridad avanzada para que dicha documentación esté a salvo.
7.- Rápida recuperación de documentos
Los sistemas de gestión documental más avanzados permiten disponer de la información de tu empresa en formato digital a lo largo del tiempo, asegurando el contenido de los mismos independientemente del momento en que se recuperen o el formato en el que se ha conservado. Pudiendo realizar la recuperación de los mismos en cualquier momento y lugar, de forma ágil y sencilla.
¿Cómo implementar la gestión documental en mi empresa?
Aunque dependerá de cada gestor documental y de las necesidades de la empresa, existen unos puntos comunes que marcarán los pasos a seguir en el proceso de implementación:
1.- Entender las necesidades e identificar los procesos de negocio es clave en la gestión documental en empresas
Es clave realizar un análisis previo del flujo de información existente en tu compañía para comprender cómo y qué debe implementarse. Los puntos más débiles de la compañía servirán para hacer más hincapié, con el fin de resolver las posibles carencias que presente la organización.
2.- Visión y rol de los usuarios
Antes de comenzar el proceso de implantación se debe evaluar el elemento clave de toda la organización, los empleados. No todos los trabajadores realizan el mismo uso de la información. Identificar a los empleados, su rol y el uso que cada uno de ellos realiza de los documentos es clave para el éxito del proyecto. Hay que mantenerlos involucrados en todo el proceso de implementación para que sea exitoso.
3.- Automatización y estructura del proceso
Dado que la gestión documental permite hacer más eficientes los procesos en los que trabaja una empresa, es clave detectar cuales son los procesos esenciales en la empresa y cómo se puede realizar de forma más ágil y optimizada.
Dentro del proceso de implementación este paso es esencial para que la automatización sea lo más dinámica posible y que la estructura agilice de forma significativa los procesos diarios de la empresa.
4.- Conexión con otros sistemas
Un sistema de gestión documental ha de estar integrado con otras aplicaciones, como ERP, CRM o email existentes previamente en la compañía, para que se disponga de una visión global del negocio. Un gestor documental debe ser capaz de conectar con todos los sistemas con la intención de acceder al mayor número de documentos posible. Los canales en los que se almacenan y gestionan los flujos de información de la compañía son muy diversos.
Si quieres descubrir un software de gestión documental cerca de tí, puedes mirar en:
– Murcia: Gestión Documental Murcia
– Alicante: Gestión Documental Alicante
– Barcelona: Gestión Documental Barcelona
– Málaga: Gestión Documental Málaga
En estos últimos años han surgido en el mercado muchas opciones de software de gestión documental en empresas, con lo que es importante ver qué necesidades tiene tu empresa y cuál es el software que mejor se adapta a tu negocio.
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