5 tips para elegir el mejor software de gestión documental

Cuando y cómo elegir el mejor software de gestión documental.

Tenía la mesa de papeles hasta arriba, trataba de organizarme de la mejor forma posible (había probado diferentes métodos de clasificación) pero seguía siendo poco eficiente, un sistema de gestión documental totalmente obsoleto y manual.

Cuando llegué a la empresa, hace ya 10 años, las cosas se hacían así, y yo seguía la misma dinámica que me habían enseñado. Pero la realidad es que la cantidad de papeles sobre mi mesa cada vez era mayor y no conseguía que se redujera, incidía directamente en mi ánimo, es como si no avanzara.

(En ese momento que estaba pensando cómo podría hacer para mejorar mi sistema de trabajo, escuché mi nombre).

  • ¡Laura!- Me llamó mi jefe.
  • Necesito ver el expediente número 2354 porque me indican que hemos tenido un fallo y hay que ver qué ha ocurrido.
  • ¡Claro! Le dije yo, sin problema. Voy a buscarlo y te lo traigo.

El problema: el sistema de clasificación era manual y en papel.

Me fui directamente a mi mesa, ya que mi «sistema» de ordenación era algo «manual» por no decir totalmente. Si el informe había sido cerrado estaría en mi archivador (al que fui directamente) pero ahí no estaba.

No recordaba si había avanzado algo con ese expediente porque mi jefe sólo me indicó el número, así que comencé a mirar en el montón menos abultado que eran los que estaban casi terminados (previo al archivo) y así fui revisando todos los montones que había sobre mi mesa, cosa que me llevó más tiempo del que tenía. Finalmente lo encontré y se lo llevé a mi jefe.

  • ¡Aquí tienes Pedro!
  • ¡Gracias Laura! Pero, no veo la última factura, ¿sabes dónde puede estar? Aquí está la de Enero y sé que le facturamos otra a final de semestre.

(Un escalofrío recorrió toda mi espalda. Sabía que si no estaba en la carpeta había perdido el control de dicha información.). Me di cuenta de que así no podía seguir, porque lo que no estuviera en su carpeta es que se había traspapelado, y escapaba a mi control. Podía haber sido un error mío, podía haberlo cogido algún compañero durante mis vacaciones, o podía ser que nunca se hubiera emitido,…

La solución: hoy era el día de «no retorno» para la digitalización de nuestra gestión documental.

Fue ahí cuando me di cuenta de que había llegado un punto de «no retorno», era el día que había que tomar una decisión.

  • Pedro, le dije. No sé dónde está esa factura ni si se ha emitido, porque Juan (que era el encargado de administración) está de vacaciones. Sé que esto no es nuevo, y creo que es el momento de dar un paso y buscar una opción para digitalizar toda esta documentación.

Ya habíamos hablado de esto en más de una ocasión, pero la realidad es que nunca era el momento. Y le comenté_

  • Sé que nunca es buen momento para esto, pero yo estoy sumergida en una montaña de papeles que sólo controlo yo, y a veces ni eso (como era el caso). Sé que existen programas que nos permitirán digitalizar todo esto, será poco a poco, pero a final de año podemos tener todo organizado, archivado, guardado y clasificado en el servidor.
  • Si, Laura, algo hay que hacer porque si se pierde un papel estamos perdidos…ahora no sé qué decirle al cliente.
  • Pedro, para este caso haré lo de siempre, indagaré y al final lo encontraré, miraré en la carpeta de administración o trataré de localizar a Juan. Pero cuando lo encuentre, ¿te parece que investigue sobre qué necesitamos para tener un buen software de gestión documental? 
  • De acuerdo Laura, vamos a resolver lo de este expediente y sí, tienes razón ¡vamos a activar esto ya! Habla con nuestra empresa de informática a ver qué nos recomiendan.

Encontré la factura (mi compañero la había cogido para consultar el importe total y no la había devuelto a la carpeta) y seguidamente llamé a nuestra empresa de informática para que me dijera qué tenía que tener en cuenta para elegir un buen gestor documental.

La confianza en un buen asesoramiento técnico

Y esto es lo que me respondió a mi email:

¡Enhorabuena Laura! ¡Por fin os habéis decidido!

Bueno, primero decirte que ahorraras mucho tiempo y quebraderos de cabeza. Te olvidarás de cosas como las que te han pasado hoy ¿dónde está esa factura?¿qué nombre tiene el documento para encontrarlo?,…

Podrás verlo todo con un sólo clic y desde la misma página. Además de consultar todo lo que han agregado tus compañeros sin tener que molestarles.

Para elegir  un software de gestión documental que os sea útil, yo os recomiendo que tenga 5 aspectos clave.

5 tips para elegir el mejor software de gestión documental

Tip Uno– Debe ser intuitivo, estar bien organizado y dividirse por áreas de trabajo. Eso facilitará que tanto tú, como los miembros de tu organización trabajen de forma más rápida y ágil.

Tip Dos-Debe disponer de acceso en tiempo real y disponer de diferentes filtros que me permitan buscar información (fecha, nombre de documento,…)

Tip Tres– Que sea fácilmente accesible en remoto y que se pueda integrar con diferentes soluciones tecnológicas (esto te facilitará mucho el día a día).

Tip Cuatro– Que se puedan firmar documentos con garantías de calidad y validez legal. Vamos, que esté homologado por la Agencia Tributaria.

Tip Cinco– Y ya si dispone de reconocimiento inteligente de documentos y datos, te ahorrará mucho trabajo en la subida de la información. La famosa Inteligencia Artificial ayuda muchísimo en estos casos.

En los últimos años han salido muchas opciones de gestores documentales, pero te recomiendo CloverDoc que además podrás utilizarlo con tu ERP y si es de Microsoft, WAU Technologies puede ayudarte con el proyecto de forma integral.

Si, al igual que esta empresa, quieres ser un referente en tu sector, y disponer de un gestor documental para tu transformación digital, te ofrecemos la oportunidad de ir de la mano de un equipo de profesionales expertos en tecnología y negocio de WAU Technologies, contáctanos en hola@wautecnologies.com o en https://wautechnologies.com/contacto/

 

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