La obsolescencia de los sistemas de gestión impacta en los procesos productivos de la empresa, descubre cómo saber si debes realizar el cambio de ERP, cuándo hacerlo y cómo. En este post te ayudaremos a que la gestión del cambio sea lo más liviana y ajustada a tu realidad empresarial.
¿Por qué debe tu empresa cambiar de ERP?
La tecnología es nuestro mejor aliado, pero para ello hay que mantener unas determinadas condiciones de la misma dentro de nuestra compañía para que resuelva nuestros principales dolores. Hay veces que se hace necesario un cambio de ERP con el fin de seguir siendo competitivos.
Como principales razones que deben ayudar a plantearte si es el momento de cambio te planteamos los siguientes:
1.- Disponer de la información en silos y no unificada
Quizá cuando hace años se decidió poner un ERP en la empresa, la principal problemática era el área financiera o contable, pero conforme las empresas evolucionan las necesidades tecnológicas cambian también, ya que puede ser que cada departamento utilice su propio software para poder gestionarse. Esto hace que los departamentos o áreas de una empresa dispongan de su propia información, pero que no esté comunicada entre ellos, lo que provoca duplicidades de datos e incongruencias en los mismos.
2.- Dificultad del acceso compartido de los datos
Derivado del punto anterior, la existencia de diferentes software en una empresa o la disponibilidad de un ERP obsoleto, hace que no pueda comunicarse adecuadamente con las nuevas tecnologías disponibles en el mercado. Para que una empresa crezca de forma acompasada es muy importante que la comunicación entre los diferentes departamentos sea fluida y efectiva, así la preocupación será en sacar el máximo provecho de dicha información para hacer crecer la empresa, siendo este otro punto clave para plantearse un cambio de ERP.
3.- Maximizar la seguridad informática
Este punto hoy en día es clave, ya que si no disponemos de un software que sean seguros y mantengan sus políticas de seguridad al día y activas, podemos tener filtraciones de información e incluso un bloqueo en nuestra operativa diaria. La ciberseguridad ya no es una opción, es una necesidad, con lo que es clave disponer de un ERP que sea capaz de proteger la información de la empresa y que no se pueda romper la dinámica laboral en ningún momento.
4.- Falta de flexibilidad
Disponer de un sistema de gestión anticuado hace que no sea fácil para la empresa adaptarse a los cambios, de forma que es importante que tu sistema ERP crezca acorde al crecimiento de tu negocio, para de esa forma ser impulsor de ese cambio y no que lo lastre. Disponer de un sistema escalable, con facilidad para adquirir más módulos, incrementar o disminuir el número de licencias y disponer de actualizaciones para mantenerlo al día, es clave para que el software acompañe al crecimiento de la empresa.
5.- Datos desalineados con el negocio
En la medida en que la información que disponemos en nuestro negocio esté consolidada y sea transparente, nos aportará valor para saber cómo va el negocio y, por ende, tomar decisiones válidas. Cuando los datos no se pueden conseguir fácilmente, con el fin de conocer nuestra actividad diaria, eso hace que se dirija el negocio a ciegas, sin conocer exactamente cuales son los indicadores de rendimiento de nuestra compañía.
6.- Dificultad de planificación
Y por último, pero no menos importante para decidirse por un cambio de ERP es la planificación permite optimizar nuestros procesos de gestión y productivos, permitiendo que nuestra empresa sea más competitiva. Cuando no disponemos de los datos adecuados dentro de nuestro ERP se produce esa dificultad a la hora de planificar los recursos de forma óptima, y no sólo se puede funcionar con la experiencia y la intuición. Hay que considerar los datos del software de gestión para poder tomar decisiones enfocadas y coherentes.
Auditoría de la situación actual del Software de Gestión o ERP
El principal objetivo que se persigue con la auditoría del ERP es la de conocer la situación actual del software de gestión de una empresa y determinar qué necesidades cubre, dónde existen lagunas y cuáles son los requisitos necesarios para determinar en la hoja de ruta tecnológica de la compañía. Esto sirve como punto de partida esencial para realizar el cambio de ERP, ya que sirve como brújula para la implementación del nuevo sistema ERP.
Para realizar adecuadamente una auditoría del ERP de una compañía hay que seguir los siguientes pasos:
1.- Determinar cómo se realiza la captación de datos
Si se realiza de forma manual (y puede dar lugar a error humano en la introducción) o si proviene de otras fuentes (y está correctamente automatizado y actualizado el origen). Es importante conocer dicho proceso para determinar si los datos e información son correctos, completos, oportunos, seguros y auditables.
2.- Procesamiento de los datos
Entender bien todos los flujos que se realizan desde el ERP con el fin de detectar posibles flujos de información ineficientes o inadecuados. Es clave realizar este análisis en detalle, ya que de su eficiencia dependerá determinar las posibles vías de mejora en ese sistema o la necesidad de cambiar de ERP para ser más eficientes a nivel compañía.
3.- Almacenamiento de la información
¿Dónde se almacena dicha información: en local o en la nube? ¿Está esa información está protegida y tiene las adecuadas copias de seguridad? Además de ver si se está almacenando adecuadamente para poder visualizar los datos recabados ya que para dicho cambio de ERP será un elemento clave a tener en cuenta.
4.- Conectividad del ERP
La conectividad permite saber si el ERP realmente es el corazón de la empresa. Si se convierte en un sistema independiente o está conectado con otros softwares, a nivel industrial o productivo. Además de detectar las necesidades de interconexión con otras áreas o soluciones, valorando si es posible realizar esa conexión desde ese software de gestión o es clave, dar un salto tecnológico y hacer un cambio de ERP. A modo de ejemplo: un ERP que tiene una alta conectividad entre las soluciones de su ecosistema y con terceros es Microsoft ERP. Así que si quieres hacer un cambio de partner Microsoft sólo tienes que ponerte en contacto con nosotros.
5.- Actualización del software de gestión
Esto dependerá fundamentalmente del tiempo que tenga el ERP, ya que puede ser que tenga un mantenimiento y soporte del mismo, pudiendo actualizarlo fácilmente. Y que debido a la antigüedad del sistema, sea preferible hacer una reingeniería o un cambio total del ERP.
¿Cuándo hacer el cambio de ERP?
Cada empresa tendrá que valorar cuándo es el momento de dar el salto tecnológico, pero la clave es que si tu ERP actual está frenando tu crecimiento empresarial es el momento de hacer el cambio de ERP y encontrar un nuevo software que se ajuste a tus necesidades actuales.
Pero ciertamente, una auditoría interna que permita analizar la situación actual de los recursos empresariales es la que me va a servir de guía para saber el momento adecuado para realizar el cambio de ERP, y la mejor forma de hacerlo. Tras dicha auditoría, podremos establecer fases para realizar adecuadamente la gestión del cambio de ERP ya que es un cambio organizacional significativo que afectará a toda la compañía.
La tecnología puede ser una palanca clave de crecimiento o un freno, en el momento en que se convierte en un freno para poder desempeñar tu actividad diaria, no hay duda, es el momento de cambiar de software de gestión. Es el momento de buscar los ERP más usados para valorar cuál se adapta más a nuestras casuísticas concretas y elegir el ERP adecuado para tu empresa.
Gestión del cambio ERP
¿En qué consiste la gestión del cambio de un ERP?
La gestión del cambio de un ERP implica implementar y administrar los cambios necesarios para adoptar y utilizar eficazmente un nuevo sistema ERP en una compañía, lo que nos permitirá decantarnos por el software de gestión empresarial más adecuado para nuestro día a día.
La gestión del cambio en la implementación de un ERP es fundamental para garantizar una transición exitosa y minimizar las interrupciones en la organización. Con lo que es importante tener en cuenta diferentes fases para gestionar adecuadamente el cambio del actual ERP a un nuevo sistema ERP acorde a las necesidades actuales de nuestra entidad.
Fases de la gestión del cambio
Las principales fases involucradas en el proceso de gestión del cambio de un ERP son:
1.- Análisis de necesidades y evaluación
Antes de implementar un nuevo ERP, es importante realizar un análisis exhaustivo de las necesidades de la organización y evaluar la solución ERP más adecuada. Esto implica comprender los requisitos empresariales, identificar los procesos que serán afectados y establecer los objetivos del proyecto.
2.- Comunicación a toda la empresa
Es esencial comunicar los motivos y beneficios del cambio de ERP a todos los niveles de la organización, esto es clave para que todos los miembros de la compañía se impliquen en la adecuada implementación del software. Por ello, esto ha de comenzar en la Directiva de la empresa (desde el Comité de Dirección, Director General, Gerente, CEO,…) para que el resto de los empleados de la organización sepan que es una decisión estratégica y que se ha de llevar a cabo de la mejor forma posible.
Dentro del plan de comunicación, hay que identificar y preparar respuestas a diferentes reacciones que puedan producirse dentro de la empresa, con el fin de ir alineados en el mensaje a transmitir y que la adopción del nuevo sistema mejorará la eficiencia y productividad del conjunto de la empresa. Con los consejos oportunos que sirvan de ayuda a los usuarios a mejorar su productividad profesional.
3.- Planificación y diseño
Para que exista una hoja de ruta clara es importante desarrollar un plan de implementación detallado que abarque todos los aspectos del proyecto, incluidos los plazos, los recursos necesarios y las responsabilidades de cada equipo. Además, es importante diseñar cómo se adaptarán los procesos empresariales existentes al nuevo sistema ERP, es el momento de redefinirlos y ajustarlos para que el nuevo ERP sea más eficiente en su día a día.
4.- Capacitación y formación
La formación es una tarea clave que es parte del equipo del proyecto de cambio de ERP. No es una mera descripción de las tareas sino es una formación práctica donde se refuerzan los beneficios y ventajas del ERP, además de responder a las dudas surgidas en las fases previas.
En este punto es clave que exista una buena formación orientada a personas, a los diferentes roles que hay en la empresa, la explicación de los nuevos procesos y los cambios sustanciales que podrán ver o percibir en su día a día.
5.- Gestión del cambio organizacional
La implementación de un nuevo ERP puede implicar cambios en los roles y responsabilidades de los usuarios, así como cambios en determinados procesos empresariales (ya que en ocasiones hay que adaptarse a nuevos procesos que permiten más agilidad y eficiencia en las tareas). Es necesario identificar y abordar los principales temores o dudas que puedan surgir para que se traduzcan en una participación activa por parte de los empleados, disponiendo de herramientas para la resolución de problemas y la gestión de expectativas.
6.- Pruebas y evaluación
Antes de dar por concluida la implementación del ERP, es esencial realizar pruebas exhaustivas (aquí se implica directamente el equipo de programación) para garantizar que todo funcione correctamente y cumpla con los requisitos empresariales. Esto implica probar los diferentes módulos y funcionalidades, para que el cambio de ERP sea exitoso, con el fin de corregir cualquier error o desajuste y evaluar su desempeño.
7.- Implementación gradual
Dado que la puesta en marcha de un ERP no siempre puede realizarse de golpe, en ocasiones se realiza de forma gradual, por etapas o por áreas funcionales de la organización. Esto permite minimizar los riesgos y brindar apoyo adicional a cada fase o área durante todo el proceso de adopción.
8.- Monitoreo y ajustes
Tras la implementación o en la post-implementación, se realizará un monitoreo activo para poder seguir de cerca los resultados y valorar si se alcanzan los objetivos preliminares, esto es clave para realizar algún ajuste necesario. Aquí una escucha activa a los usuarios del nuevo ERP será un elemento diferencial para que se puedan corregir los puntos más críticos para ellos y puedan trabajar eficientemente en su día a día.
En WAU Technologies podemos ayudarte a realizar tu cambio de ERP en tu negocio, ya que disponemos de un equipo de consultores y técnicos con un amplio conocimiento el mundo de los negocios y la tecnología. Contáctanos y te ayudaremos a hacer crecer tu negocio, y que mejor que hacerlo en manos de expertos en la materia. ¡Te esperamos!
