Mi nombre es Alejandro Santos y soy CEO de una empresa industrial. Apenas llevo 6 meses en la empresa, y aunque aún me quedan cosas por descubrir de la compañía, reconozco que el último Comité de Dirección no fue como me esperaba.
Seguro que os estáis preguntando qué tiene que ver mi historia con el título del post «cómo funciona un sistema erp en una empresa». Seguid leyendo y lo entenderéis.
La realidad es que esta reunión no difería mucho de los anteriores Comités. Pero tras una larga reunión en la que fue complicado llegar a un consenso, algo cambió, ya que, como siempre, los datos de ventas de los departamentos eran diferentes.
Estudio y Proceso de centralización de datos
Dentro de cualquier empresa es importante contar con datos consolidados de las diferentes áreas para que no existan discrepancias entre ellos, con el fin de que se disponga de un único dato.
Esto es un aspecto clave a la hora de que exista una única perspectiva dentro de la empresa, y donde se pueda aunar la visión de los aspectos comerciales, financieros y de dirección. Disponer de una solución de business intelligence es una solución perfecta para disponer de esa visión única del negocio, mismos datos con una única interfaz de usuario.
En la reunión del Comité de Dirección, cada responsable presentó sus datos pero existían discrepancias entre los datos presentados:
el director financiero tenía unos datos afinados según los saldos bancarios y las cuentas que realizaba mensualmente (administración disponía de un software financiero con las características que necesitaban),
el director comercial había plasmado las ventas realizadas en este mes (obtenido directamente de su crm) y no tenía nada que ver con lo que el financiero presentaba,
y el director general había hecho una consulta directa a la base de datos (que el departamento de informática le había preparado) y disponía de información de lo que se había producido, obviamente, diferente a los anteriores.
Tres cifras de ventas diferentes y una reunión. Con lo que esta fue, como otras tantas, una reunión en la que tratábamos de aclarar qué dato era el adecuado en lugar de encontrar soluciones a los problemas reales de la empresa.
Pero esta vez algo cambió, estábamos desconcertados, y al terminar el director general se me acercó y me dijo:
–«Alex, ¡busquemos una solución! . No sabemos la realidad del negocio. Ni donde mejorar. Necesitamos alguna herramienta que nos diga un único dato y podamos avanzar con eso! Ayúdame por favor a buscar la solución».
A mis 45 años, me había encontrado con muchas circunstancias dentro del mundo de la empresa. Pero una compañía de esta envergadura sin datos unificados se me hacía cuesta arriba porque cada uno tenía una «forma diferente de hacer las cosas».
Buscando el sistema de gestión adecuado en el departamento de IT
Las soluciones tecnológicas de la empresa deben de tener un epicentro en el departamento de IT, con el fin de que si no son soluciones únicas para diferentes departamentos, si que exista vinculación entre los softwares que cada uno utilice.
Este departamento, apoyado por la dirección de la compañía, diseñará un diagrama de flujo o esquema de trabajo para que la puesta en marcha del ERP sea exitosa. Es clave considerar que será un software que permita la gestión integral de la empresa para unificar toda la información de la organización. Es por ello, muy interesante conocer los diferentes tipos de ERP disponibles en el mercado.
Me fui directo al departamento de IT para ver cómo se podía disponer de dicha información.
Ya que en estos temas Juan me había ayudado multitud de veces y necesitaba alguien que me ayudara a solucionarlo. Juan era el director de IT. Me puso en situación explicándome el motivo por el que cada área tenía una información diferente, que no era otro que cada área disponía de diferentes fuentes de información y, por ende, era imposible que esos datos coincidieran. Alguna palabrilla técnica se le escapó, pero me gustaba hablar con él porque era capaz de hacerme entender el problema. Había sido profesor de universidad y eso ayudaba mucho.
–De acuerdo, le dije: Entiendo el problema pero ¿Qué podemos hacer para que esto funcione como una única fuente de datos y podamos mejorar en nuestro día a día?
Juan, en quién yo tenía mucha confianza, se puso a pensar y me comentó que existía una opción: implementar un sistema ERP en la empresa.
(En ese momento, pensé que ya se había puesto a hablar con sus palabras técnicas otra vez),
–Juan, le dije. ¿De qué me estás hablando?
(El sonrió)
–A ver Alex, si quieres saber qué es un ERP, te cuento. Un ERP es un software o sistema que ayuda a las empresas a gestionar y unificar la información. En esta «solución» existen diferentes módulos que gestionan cada área de negocio (finanzas, ventas, producción, logística,…). Pero los datos que se generan se comparten entre todos los departamentos, dando lugar a un sistema unificado y que funciona como un sistema integrado.
Para que me entiendas, sería como el corazón de las personas, todo pasa por él y conecta con las diferentes partes del cuerpo. Su función es crear el movimiento o acción en una persona. Para que mientras caminamos no vaya una pierna por un lado, el brazo por otro y la vista por otro…sino que todo tenga un sentido y vayas en una dirección con cada parte del cuerpo.
-¡Quiero uno de esos! Le dije.
– (Juan sonrió). ¡Lo sé, y yo!. Pero para eso tienes que convencer a cada parte de la empresa de que ya no vale el trabajar a la manera de cada uno. Sino que hay que trabajar con un sistema único para llegar a un mismo destino, y créeme, eso es más complicado que la parte técnica.
Me quedé pensando, porque ciertamente tenía razón. Estaba claro que necesitamos un ERP así que necesitaba más información antes de poder plantearlo. (Así que me giré y le dije a Juan)
– ¡Cuéntame todo lo que sepas!
Beneficios de la automatización y modularidad de un ERP
Los principales beneficios de un sistema ERP es que permite la automatización tareas que muchas veces se realizan de forma manual, con el consiguiente error humano. Con lo que se agiliza de forma notable el trabajo y se optimizan mucho los procesos de forma automática.
Además de que los ERP líderes en el mercado se caracterizan por ser sistemas modulares, con lo que se puede partir de utilizar aquellos módulos clave para mi empresa sin necesidad de poner un sistema con funcionalidades que no vaya a utilizar.
– Así que Juan comenzó: En mi anterior empresa tenían un sistema erp para empresas con lo que trabajé muy estrechamente con la empresa que nos lo implementó.
Un ERP dispone de menús modulares específicos para cada una de las áreas del proceso de negocio, adaptado a lo que se necesita en cada área, pero todos están integrados en un mismo sistema. Es decir, es un único programa con acceso a una base de datos centralizada, donde hay información de todos los procesos de negocio integrados en el sistema.
-Y, le pregunté, ¿Cómo funciona un sistema erp en una empresa?
Se quedó pensativo y murmuró…¿Cómo funciona un sistema erp en la empresa?
–Bueno, un sistema erp, funciona como cualquier software. Un sistema erp para pyme o gran empresa, funciona en base a una plataforma de programación que hace una gestión conjunta con las bases de datos de diferentes departamentos. Y módulos que se integran en el sistema ERP creando una única base de datos.
–Voy entendiendo, y ¿Cuáles crees que son las principales ventajas y desventajas de un erp?
– Para mí son todo ventajas porque facilita mucho el día a día. Además de permitir una gran agilidad en el trabajo, con lo que optimiza muchos procesos y permite un ahorro significativo en costes (ya que no duplicas procesos con diferentes datos de cada base de datos diferente). Pero hay un aspecto que debes tener en cuenta, no es desventaja, pero si un elemento importante, de no ser que dirección apueste al 100% por un erp, el trabajo por departamentos/áreas será muy difícil ya que cada uno preferirá trabajar a su modo.
Escalabilidad y Seguridad de los datos
La escalabilidad es un elemento fundamental a la hora de elegir un erp, ya que en un entorno en continuo cambio como el nuestro debes tener un sistema que sea capaz de crecer contigo, no limitándote el software a que tengas más éxito empresarial.
Con ello, y no menos importante, está la seguridad informática. La posibilidad de tener un erp en cloud hace que dispongas de la seguridad que aporta el fabricante pudiendo protegerte de acceso indebido a tus datos por alguien externo a tu organización. Con lo que la seguridad de los datos también es un elemento esencial para decantarse por un erp y, sobretodo, por un erp en la nube.
Opciones de soluciones ERP más interesantes
Antes de decantarte por una solución ERP es muy importante comparar y ver cuál se adapta mejor a tus necesidades. Las necesidades y características de cada empresa determinan que una solución ERP sea más o menos adecuada, para facilitarte el trabajo te adjuntamos un enlace para que puedas conocer los sistemas ERP más usados, y que te sirva de guía en tu decisión.
En este punto tendrás que valorar si quieres un ERP en la nube o en local, si quieres que sea de pago único o SaaS, cuantos serán los usuarios que necesitarán utilizarlo en la empresa,…
–¿Conoces sistemas de erp que nos puedan servir de ejemplo?
– Como todo, hay una gran diversidad de erp de gestión empresarial en el mercado. Existen desde ERPs de código abierto (que de primeras son gratuitos aunque en la implementación siempre generan costes) y los ERPs de propietario que son comercializadas por empresas que tienen su propio software. En estos casos existen grandes marcas como por ejemplo, Microsoft o SAP.
A mí personalmente Microsoft me ha impresionado con el cambio tecnológico y empresarial que han dado ya que con su erp. Microsoft Dynamics 365 Business Central tiene posibilidades infinitas de conectividad con otras soluciones de Microsoft y con terceros (que es lo mejor). Con lo que elegir el software adecuado es muy importante.
–Pero existe otro aspecto importante, clave, diría yo. Estos software están gestionado por sus partners que suelen ser equipos de consultores experimentados en la herramienta. Es muy importante elegir bien con quién haces este cambio porque hace falta que sean buenos compañeros de viaje, de confianza y que su experiencia pueda servirte de guía, y eso no es fácil. Yo tuve suerte, di con una consultora que estaba formada por expertos en erp y la verdad es que fue un lujo contar con un equipo ágil, disponible y resolutivo.
– ¡Todo un mundo por lo que veo! ¿Cuál era el nombre de esa consultora?
– WAU Technologies, aquí te paso su dirección https://wautechnologies.com/ escríbeles que te responderán sin ningún problema a todas tus dudas. A mí me asignaron un equipo con el que trabajé muy estrechamente y la verdad es que fue todo muy fácil y fluido.
–Gracias Juan, la verdad es que me ha quedado muy claro cómo funciona un sistema erp y cómo mejoraríamos notablemente si lo tuviéramos implementado. ¡Gracias por tu tiempo que sé que es oro!
Me despedí y me fui pensando en que eso era lo que necesitábamos, no era una decisión sencilla pero ya tenía la solución, ¡sólo quedaba ponerse en marcha!.
Así que si quieres convertirte en un referente en tu sector, e incluir el ERP Microsoft Dynamics 365 Business Central, te ofrecemos la oportunidad de ir de la mano de un equipo de profesionales expertos en tecnología y negocio de WAU Technologies, te contaremos la mejor forma sobre Cómo implementar un ERP así que contáctanos en hola@wautecnologies.com o en https://wautechnologies.com/contacto/
