Transformación digital, en qué consiste y su hoja de ruta

¿Qué es la Transformación Digital?

Para entender Qué es la Transformación Digital tenemos que partir de un proceso que implica a toda la compañía hacia la aplicación y uso de tecnologías emergentes. Este proceso no es simplemente aplicar tecnología o un software a diferentes partes de la empresa, sino que va más allá. Se trata de darle un sentido a la transformación digital en beneficio de la organización y, por tanto, implica un proceso de cambio cultural y organizacional, estableciendo una hoja de ruta sobre la transformación digital.

La Transformación es la acción y el efecto de transformar (hacer cambiar de forma a algo o a alguien, transmutar algo en otra cosa). Puede decirse que la transformación, por lo tanto, es el paso de un estado a otro. Con lo que si a ese concepto añadimos Digital y Empresa, ya estamos poniendo nombres y apellidos a la disciplina y entorno al que afecta esa transformación. Estaríamos hablando de la acción de cambio en el ámbito digital en el mundo de la empresa, con lo que refleja claramente un cambio de estado dentro de una determinada compañía, a nivel tecnológico.

La transformación digital es la integración de la tecnología en las diferentes áreas de la empresa, haciendo un reenfoque de procesos, productos y estrategias. Lo que conlleva a un cambio empresarial cuya génesis está en la tecnología pero que el objetivo es optimizar el rendimiento y ofrecer un mayor valor a cada uno de los clientes de la compañía.

La transformación digital es transversal a toda la compañía y evoluciona continuamente en el tiempo dada la velocidad del cambio. Por ello, es fundamental medir periódicamente las dos ejes de transformación digital posibles:

  • Tanto la enfocada al exterior de la empresa, como ofrecer nuevos productos y servicios. Descubrir nuevos canales de comercialización y establecer nuevas formas de interactuar con el cliente,
  • Como la orientada a la mejora de la operativa interna de la empresa y que afecta a los procesos productivos o empresariales de la compañía.

Con el objetivo de medir adecuadamente el progreso y racionalizar los esfuerzos, la transformación digital debería comenzar siempre por la determinación de objetivos de negocio que se quieran lograr, para determinar cómo medir y por qué es importante. Con el fin de disponer de indicadores claros que muestren si se va por el camino correcto o no.

Alcance de la Transformación Digital de la empresa

Para que el alcance de la transformación digital en una empresa sea efectivo hay que disponer de un foco estratégico para que sea real. No son hechos aislados, no son tecnologías aisladas, ni pensamientos de unas pocas personas en la empresa. Sin que la dirección de la empresa se implique no hay transformación digital, y por ende, son las piezas clave de que la transformación digital sea una realidad y que la gestión del cambio se asuma como parte de la filosofía de la empresa.

Hoy en día vivimos en un mundo en el que la tecnología forma parte de nuestro día a día, el llamado Internet de las cosas (Internet of Things-IoT) hace que dispongamos de hogares digitalizados, fábricas inteligentes y ciudades conectadas. Lo que nos lleva a pensar que hay que dar un paso más en el día a día, para no quedarnos atrás en ese ritmo tecnológico que vivimos. Y sobre todo, para que a nivel de compañía se pueda mantener determinados estándares de calidad e innovación que el consumidor, cada vez más exigente, demanda de las empresas. Y estos estándares sólo son alcanzables a través de la digitalización de procesos y servicios, es decir, optimizando procesos y conduciéndolos a nuevas formas de trabajar, más digitalizadas y con posibilidad de crecer exponencialmente.

Uno de los objetivo clave de la transformación digital es conseguir mejores resultados a nivel de costes y/o ventas, causando un resultado positivo. Por ello, elaborar un plan de seguimiento y evaluación de las iniciativas que se lleven a cabo es clave para lograr foco, velocidad y capacidad de maniobrar con el fin de conseguir los mejores resultados al menor coste posible.

Ventajas de la Transformación Digital

La Transformación Digital no es una moda transitoria, ha venido para quedarse y, antes de arrancar un proceso de transformación, es importante conocer las ventajas que nos puede aportar este nuevo reto.

Las principales ventajas que puede aportar la transformación digital en una empresa son:

  • Aumento de los ingresos de la compañía. Pudiendo afectar a diferentes partes de la empresa, como la mejora de la propuesta de valor de la compañía, mejora de la experiencia del cliente, impulso de nuevas o unificadas acciones de marketing y ventas, o por el lanzamiento de nuevos canales y/o modelos de negocio.
  • Aumento del margen comercial. La tecnología permite optimizar la eficiencia de los procesos comerciales, lo que repercute positivamente en el consumidor final y en una mejor experiencia de compra de los clientes.
  • Mejorar la velocidad de llegada al mercado con nuestros productos/servicios. Bien sea a través de nuevos productos o por la mejora de los ya existentes.
  • Mayor control de los riesgos y prevención del fraude. Permite adelantarnos al impago de clientes, ciberataques, detección temprana de operaciones fraudulentas,…
  • Disminución de costes operativos de la compañía. Bien sea por la automatización de procesos y/o por la unificación de la comunicación de la empresa entre clientes, proveedores, consumidores y socios.
  • Reducción de capital circulante de la empresa. Bien sea por la mejora de los niveles de inventario, mejora de la conectividad y de los ciclos de cobro por la automatización, reducción de insumos,…
  • Disminución de inversiones en activos fijos. Puede ser por externalización de servicios basados en tecnologías cloud (en la nube) o mejoras de la productividad de los activos fijos existentes en la empresa.

Ejemplos de Transformación Digital

Muchas veces al hablar de digitalización, datos, negocio, procesos nos perdemos entre palabras que no se entienden si no se pone un ejemplo claro de cómo puede afectar a nuestra organización. Y aunque existen multitud de ejemplos que se pueden poner en relación a la Transformación Digital en una compañía os vamos a hacer alusión a aquellos que influyen directamente en la relación con los clientes en la empresa:

  • Departamento Comercial. Dentro del departamento comercial es clave disponer de un CRM que nos permita gestionar la relación con los clientes, así como seguir la trazabilidad de las cuentas pudiendo saber en todo momento cómo están y en qué situación está el cliente. Si queremos dar un paso más allá, lo ideal es que ese CRM esté vinculado al ERP [¿Qué es un ERP? y ¿Cómo funciona un ERP?] con el fin de disponer de más información de cada cliente, como por ejemplo cuál es la situación económica-financiera de cada cliente (si suele realizar los pagos adecuadamente o se retrasa de forma sistemática), e incluso poder conocer la disponibilidad de stock de un determinado producto que se ha demandado por el cliente (saber cuando llegará a nuestro almacén esa mercancía y, como consecuencia, cuando podremos servírselo).
  • Departamento Atención al Cliente. Al igual que el caso del departamento comercial, el departamento de atención al cliente necesita disponer de toda la información posible del mismo a la hora de responder una incidencia, con lo que disponer de información del CRM y del ERP hará que su trabajo sea más efectivo y ágil, resolviendo las incidencias con los clientes disponiendo de toda la información posible. Por ejemplo: puede que tengamos un cliente reclamando un pedido y que veamos en el CRM que ha realizado 10 pedidos en el último mes, pero que en el ERP veamos que se han producido devoluciones de todos ellos. Esta es una forma de tener visibilidad de cada cliente y poder valorar en el momento si estamos frente a un cliente A (categoría más óptima) o un cliente C (categoría más problemática).

Hoja de ruta de la Transformación Digital

La creación de una Hoja de Ruta para la Transformación Digital dentro de una empresa es un aspecto clave para que la transformación digital sea exitosa, ya que marca el rumbo estratégico que debe seguir una empresa para su adecuada transformación digital. Ya que permite asentar bases sólidas para la digitalización de la compañía.

Por ello, para que exista una transformación digital en la empresa es necesario comenzar con un diagnóstico o proceso de reflexión dentro de las diferentes áreas de una organización. El principal objetivo será analizar en qué punto tecnológico se está y dónde se quiere o debe estar, con el fin de poder marcar las oportunas brechas digitales existentes. Estas brechas digitales servirán para trazar las prioridades dentro de la transformación de la empresa, ya que no sólo hay que considerar la implementación de la tecnología sino también lo crítica que sea el área de la empresa a la que se haga referencia.

hoja de ruta de la transformación digital
Hoja de ruta de la transformación digital

Y ahora viene la pregunta obligada ¿Cómo crear una hoja de ruta de la transformación digital? Los pasos a seguir para comenzar a plantear en una empresa este proceso de transformación digital:

Análisis de la situación actual: diagnóstico interno.

Es clave establecer el marco de actuación inicial, para ver dónde estamos y dónde queremos llegar. Conocer cuál es la visión de las diferentes partes de la empresa y cual es su visión de negocio. En definitiva, disponer de la estrategia empresarial que nos de una visión clara de cual es el rumbo que tiene que disponer la empresa para llegar al puerto que se ha trazado como objetivo.

Comunicar la estrategia empresarial.

Es importante que cada parte de la empresa disponga de la sensibilidad suficiente para entender el porqué del cambio y que su papel es clave para que se produzca, desde el primero hasta el último miembro de la organización. Con lo que una empresa que aúna esfuerzos conseguirá llevar la transformación digital a buen puerto.

Diseño del plan y ejecución.

Una vez que se sabe que hay que realizar un cambio transformador en la compañía es clave ver el cuando y cómo hay que hacerlo. De nada sirve decir que voy a transformar mi empresa si no se dice a cada miembro, qué tiene que hacer para que sea una realidad y cómo voy a hacerlo posible. A ello hay que añadir presupuesto asignado, equipos de trabajo, indicadores de rendimiento y medidas de corrección.

Indicadores de rendimiento o KPIs.

En el punto anterior se establecen los objetivos y los indicadores. Es clave monitorizar esos indicadores para que se vaya viendo que van por el camino correcto, ya que si se producen desviaciones importantes podremos no llegar al puerto que queremos. Sirven para indicarnos que vamos por el camino correcto en nuestro proceso de transformación digital.

Círculo virtuoso.

La transformación digital es un proceso continuo en el que cuando se cierran determinados aspectos vuelven a abrirse otros para seguir mejorando. Existirán escalones que finalicen y den paso a otros escalones para seguir subiendo en la escalera, y otros escalones que irán haciéndose más grandes para que asienten las bases o pilares del negocio.

Preguntas frecuentes sobre transformación digital

¿Qué es la transformación digital?

La transformación digital es la automatización de los procesos de la compañía aplicando la tecnología digital. Esta digitalización convierte los procesos en datos. Los datos son los habilitadores de nuevas tecnologías y soluciones.

¿Qué debo tener en cuenta a la hora de acometer un proyecto de transformación digital?

Un proyecto de transformación digital es una carrera de fondo, con lo que lo más importante es disponer de un compañero de viaje tecnológico que haya realizado el camino que tienes que emprender y sepa como guiarte en el proceso. El partner tecnológico que elijas tiene que ser transparente, experto y que conozca tu negocio, lo que te llevará al siguiente nivel empresarial.

¿Cuándo es el momento de que gerencia se implique en la transformación digital?

Cuanto antes mejor. Lo ideal es que desde el momento 0, gerencia sea el motor que impulse dicha transformación digital, para poder hacer que sea una realidad en la empresa.

Es la primera vez que me enfrento a una transformación digital en mi empresa, ¿qué debería esperar?

Que es un trabajo con un claro foco estratégico y que para que tenga éxito, has de trabajar codo con codo con el partner tecnológico que selecciones. Se debe impulsar internamente dicha transformación digital para que sea un éxito.

Desde WAU Technologies te ayudamos en tu Transformación Digital ya que disponemos de gran experiencia en vincular la tecnología al negocio, trazando una hoja de ruta tecnológica vinculada a la estrategia empresarial. Somos Partner Microsoft además de disponer de otras alianzas con tecnologías que te pueden ayudar a dar el salto tecnológico con lo que si quieres que te ayudemos en tu transformación digital, contáctanos y te ayudaremos a hacer crecer tu negocio.

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