Módulos ERP imprescindibles para cualquier empresa

Contar con un sistema ERP robusto y bien integrado es clave para optimizar la gestión y eficiencia de una organización. Un ERP no es simplemente un software, sino un sistema, ya que es un conjunto de módulos interconectados que cubren todas las áreas críticas del negocio, permitiendo a las empresas gestionar sus recursos de manera integral y eficaz. En este post, os mostraremos los módulos ERP esenciales para toda la empresa además de otros módulos complementarios que ayudarán a complementar funcionalidades necesarias en vuestro negocio.

Tipos de módulos de ERP

Los módulos ERP se pueden clasificar de diferentes formas, dependiendo de las necesidades específicas de cada empresa y sector. En general, podemos agruparlos en:

Módulos básicos del ERP: estos módulos se consideran fundamentales en cualquier implementación. A continuación detallamos los módulos de finanzas, compras, ventas y gestión de inventario. (Si fabricas tendrás que ver el siguiente apartado para descubrir la función de producción dentro del ERP).
Los módulos opcionales: pueden ser aquellos que dependan de la actividad de la compañía (si fabrica, si realiza proyectos, si gestiona producto,…), y además los módulos avanzados que serán útiles o no dependiendo de las casuísticas concretas de la compañía. Es decir, si una empresa requiere un control exhaustivo de calidad requerirá un módulo de calidad, o análisis más detallado de clientes será necesario un CRM avanzado. Así sucederá con recursos humanos, gestión de almacén o ecommerce (venta online).
Módulos verticales del ERP: estos módulos están diseñados para sectores específicos o con características muy concretas, con lo que esto es extensible para aquellos sectores que requieran un nivel de detalle muy alto en la configuración de sus productos o una gestión detallada de su venta minorista.

A continuación, se destacan los módulos ERP más relevantes pero no de forma exhaustiva, ya que el objetivo es que sirvan de ejemplo u orientación para entender que aunque hay módulos presentes de forma natural en un ERP modular, otros se pueden conectar o integrar con el ERP para disponer de un dato único. Con el fin de verlo gráficamente os mostramos un esquema o diagrama para que se puedan visualizar los módulos ERP más relevantes para una compañía.

Módulos básicos de un ERP

Un ERP, especialmente en su configuración esencial, está diseñado para cubrir los aspectos más críticos de la operación de una empresa. Estos módulos ERP son los pilares sobre los que se construyen los procesos de negocio, asegurando que todas las áreas clave estén conectadas y funcionando de manera armoniosa. Sin ellos, la gestión empresarial sería incompleta e ineficiente.

Finanzas

El módulo financiero es, sin duda, el núcleo de cualquier ERP. Su función principal es gestionar todos los aspectos contables y financieros de la empresa. Este módulo incluye:

Contabilidad general: registra todas las transacciones financieras, desde ingresos hasta gastos, proporcionando informes financieros precisos como balances generales y estados de resultados.
Cuentas por pagar: gestiona las obligaciones de pago a proveedores, ayudando a controlar el flujo de efectivo y a evitar retrasos en los pagos.
Cuentas por cobrar: facilita el seguimiento de las facturas pendientes de cobro, optimizando la recuperación de ingresos.
Gestión de activos fijos: controla la adquisición, depreciación y eliminación de los activos fijos, asegurando una gestión precisa de los bienes de la empresa.
Presupuestos: permite la planificación y seguimiento del desempeño financiero contra los presupuestos establecidos.
Tesorería: gestiona el flujo de caja, conciliaciones bancarias y la planificación de la liquidez, asegurando que la empresa tenga los recursos financieros necesarios para cumplir con sus obligaciones en todo momento.

Este módulo es esencial para cualquier empresa, ya que proporciona una visión integral de la salud financiera y facilita el cumplimiento de las normativas fiscales.

Compras

El módulo de compras gestiona todo el ciclo de adquisición de bienes y servicios necesarios para la operación del negocio. Incluye:

Solicitud de cotizaciones: permite enviar solicitudes de cotización a proveedores y comparar sus ofertas.
Gestión de proveedores: administra las relaciones con los proveedores, manteniendo un registro de su desempeño, precios, y condiciones de pago.
Órdenes de compra: automatiza la creación y seguimiento de órdenes de compra, asegurando que se cumplan los términos acordados.
Recepción de materiales: controla la entrada de mercancías, verificando que coincidan con las órdenes de compra en cantidad y calidad.
Facturación de compras: vincula las facturas de proveedores con las órdenes de compra y las recepciones de material, asegurando que sólo se pague lo acordado y recibido.

Este es uno de los módulos ERP esencial, ya que permite controlar costos y mantener relaciones eficientes con los proveedores.

Ventas

El módulo de ventas del erp permite gestionar el ciclo completo de ventas, desde la oferta inicial hasta la facturación final. Este módulo incluye:

Gestión de clientes: mantiene un registro detallado de todos los clientes, incluyendo su historial de compras, preferencias y condiciones de pago.
Presupuestos de ventas: facilita la creación de presupuestos y cotizaciones, que luego pueden convertirse en órdenes de venta con un sólo clic.
Órdenes de venta: automatiza el proceso de creación, seguimiento y facturación de órdenes de venta.
Envío de productos: gestiona el envío de productos a los clientes, asegurando que se cumplan los plazos y condiciones pactadas.
Facturación: genera facturas precisas basadas en las órdenes de venta y el envío realizado, simplificando el proceso de cobro.

Gestión de Inventario

La gestión de inventario es otro de los módulos ERP crucial para empresas que manejan productos físicos. Este módulo se encarga de:

Control de stock: gestiona los niveles de inventario en tiempo real, asegurando que siempre haya suficientes productos disponibles sin incurrir en excesos.
Seguimiento de lotes y series: facilita la trazabilidad de productos mediante la gestión de números de lote o serie, lo cuál es vital para sectores como la manufactura o alimentación.
Gestión de almacenes: optimiza la ubicación y movimiento de productos dentro de los almacenes, mejorando la eficiencia en la preparación y envío de pedidos.
Reabastecimiento automático: establece reglas para el reabastecimiento automático de inventario basado en la demanda y niveles mínimos establecidos.

Este módulo es fundamental para asegurar que las operaciones de suministro y entrega se realicen sin contratiempos.

Otros módulos de ERP importantes

Otros módulos ERP que son importantes y que dependerán de las casuísticas de cada compañía son los siguientes:

Fabricación

Los módulos ERP para fabricación son esenciales para aquellas empresas que producen bienes, ya sea en procesos de manufactura discreta, continua o por proyectos. Este módulo ERP permite gestionar todo el ciclo de producción, desde la planificación de recursos hasta la entrega del producto final. Al integrar este módulo en un ERP, las empresas pueden optimizar sus procesos de producción, reducir costos, y mejorar la eficiencia operativa. Sus funcionalidades clave son:

Planificación de la producción: este es uno de los aspectos más críticos del módulo de fabricación. Permite la Programación Maestra de la Producción (MPS) con lo que definirá qué productos fabricarán, qué cantidad y en qué tiempo, alineando la producción con la demanda y los plazos de entrega. Permite también la Planificación de Requerimientos de Materiales (MRP) que calcula las materias primas y componentes necesarios para cumplir con la programación de la producción. Y la Optimización de Recursos que asigna recursos como mano de obra, máquina y herramientas de forma eficiente, minimizando los tiempos de inactividad y cuellos de botella.
Gestión de órdenes de producción: este componente gestiona el ciclo completo de las órdenes de producción, desde su creación hasta la finalización. Permitiendo la creación y seguimiento de las órdenes, control de las fases de producción y la integración con inventarios, principalmente.
Gestión de materiales y componentes: la gestión de materiales es crucial para evitar interrupciones en la producción y mantener la eficiencia productiva de la compañía.
Costo de producción: este componente es clave para conocer el costo real de fabricación de cada producto pudiendo obtenerse el cálculo de costos directos, la asignación de costos indirectos y el análisis de rentabilidad de forma muy ágil.
Control de calidad: la calidad es un factor crítico en la fabricación, y este componente se asegura de que todos los productos cumplan con los estándares establecidos adaptado a las casuísticas de los diferentes sectores.
Análisis y reportes de producción: contar con los datos precisos y actualizados es esencial para la toma eficiente de decisiones.

Gestión de Proyectos

Este módulo es fundamental para empresas que trabajan por proyectos, como consultoras o constructoras. Incluye:

Planificación de proyectos: permite definir la estructura del proyecto, asignar recursos y establecer cronogramas.
Control de costos: monitoriza los costos asociados a cada proyecto en tiempo real, asegurando que se mantenga dentro del presupuesto.
Gestión de tareas: facilita la asignación y seguimiento de tareas a los diferentes miembros del equipo, garantizando que se cumplan los plazos.
Facturación de proyectos: genera facturas basadas en hitos o tiempo trabajado, facilitando el control de ingresos por proyecto.

Dentro de un ERP es otro de los módulos ERP clave para cualquier empresa que gestione múltiples proyectos simultáneamente.

Recursos Humanos (RRHH)

Los recursos humanos son clave en aquellas compañías que tengan un volumen de personal significativo, por ello este es uno de los módulos ERP que permite gestionar uno de los recursos clave de la compañía, las personas. Este módulo incluye:

Gestión de las nóminas: permitirá automatizar el cálculo de salario de cada uno de los empleados, emitir recibos de nómina electrónicos o impresos (cumpliendo las normativas locales), así como los impuestos y contribuciones, generando los reportes necesarios para las autoridades fiscales.
Control de asistencia y horarios: conlleva un sistema de control integral de entradas, salidas y horas trabajadas por empleado. Facilita la creación de horarios y asignación de turnos, y calcula las horas extra y ausencias, reduciendo errores y disputas que puedan surgir.
Gestión del talento: este aspecto es clave para la selección y reclutamiento, evaluar el desempeño de los empleados y gestionar programas de capacitación y desarrollo.
Gestión de beneficios sociales y vacaciones/permisos.
Cumplimiento legal y reportes, desde la nómina hasta el desempeño y rotación del personal.

Gestión de calidad

El ERP con módulo de calidad es esencial para las empresas que buscan asegurar que sus productos o servicios cumplan con los estándares establecidos. Este módulo permite implementar y monitorear procesos de calidad en todas las etapas de la producción y operación.

Las funcionalidades más destacadas de este módulo son:

Control de calidad en el proceso de producción: permite realizar inspecciones y pruebas de calidad durante el proceso productivo, permitiendo la detección temprana de defectos. Además de gestión de no conformidades y gestión de rechazos y retrabajos.
Documentación y cumplimiento de normativas: administra la documentación relacionada con los procesos de calidad. Facilita el cumplimiento de normativas internacionales de calidad, como la ISO 9001, asegurando que todos los procesos estén documentados y auditados. Y planifica y gestiona auditorías internas y externas.
Gestión de proveedores y materiales para asegurar que mantengan niveles altos de calidad.
Mejora continua: esto es clave para gestionar los incidentes de calidad, implementar programas de mejora continua y monitorizar indicadores clave relacionados con la calidad.

CRM Avanzado

La gestión con los clientes es fundamental para cualquier compañía, y aunque un ERP incluye un pequeño CRM si queremos maximizar las relaciones con los clientes y optimizar las estrategias de venta y marketing necesariamente será importante implementar un CRM (Customer Relationship Management) Avanzado. Ya que va más allá de una simple gestión de contactos, integrando herramientas avanzadas para mejorar la integración con los clientes, esto se derivará del plan comercial realizado por la compañía que necesita un software que acompañe a su gestión operativa. Incluye funcionalidades clave como:

Gestión de relaciones con los clientes: centraliza toda la información de los clientes incluyendo compras, preferencias, interacciones y condiciones comerciales. También permite el seguimiento de las interacciones y la posibilidad de realizar una segmentación de clientes avanzada.
Automatización de las ventas: la gestión de oportunidades de venta desde el inicio hasta el cierre. La posibilidad de disponer de pronóstico de ventas en base a históricos y se pueden automatizar parte del proceso de ventas como el envío automático de cotizaciones o seguimiento de propuestas.
Análisis y reporte de CRM: el disponer de un cuadro de mando que permite aglutinar información en base a comportamientos individuales, puede ser muy útil para disponer de una radiografía global de cómo van las ventas y dónde hay que hacer más o menos push.

Algunos CRM Avanzados pueden incluir también funcionalidades de Marketing, principalmente para la realización de campañas de marketing y gestión de leads. Y también Servicio al Cliente para realizar también seguimiento de los casos o incidencias, y reclamaciones.

Ecommerce o venta online

Los ecommerce pueden vincularse al ERP considerándose como un módulo más centrado en la venta online a través de un conector. Este aspecto es clave para disponer de una visión 360º de las ventas de la compañía y permite disponer de un único dato de inventario de la compañía.

Esta integración permite:

Integración multicanal: esto permite realizar una gestión centralizada de pedidos que se realicen en los diferentes canales de la compañía, sincronización de las tiendas online y disponer de multilenguaje y multidivisa.
Gestión de inventario en tiempo real, lo que es un elemento clave para una organización.
Optimización del proceso de ventas: gestión de devoluciones y reembolsos, control de los carritos abandonados y la gestión de promociones y descuentos.
Impulsar una experiencia de cliente más personalizada gracias a disponer de la información unificada y en una misma solución.
Análisis y reportes de la venta online para poder tomar decisiones informadas y en tiempo real.
Cumplimiento de las normativas fiscales y legales, así como seguridad y protección de datos.

Gestión de almacén

Este módulo es clave para optimizar y controlar todas las operaciones relacionadas con el almacenamiento y la gestión de inventarios, con lo que si dispones de almacén este es otro de los módulos ERP que tendrás que considerar. La gestión de almacén permite a las empresas manejar de forma eficiente el flujo de productos dentro y fuera del almacén, asegurando que los procesos logísticos se realicen de manera efectiva y con el menor costo posible.

Sus funcionalidades clave son:

Control de inventario en tiempo real: ya que permite el registro automático de entradas y salidas, ubicación de productos y niveles de stock mínimos y máximos.
Gestión de almacenamiento: permite optimizar el espacio de almacén, gestión de estanterías y zonas de almacenamiento y aplicar estrategias de cross-docking.
Procesos dirigidos y secuenciales de picking y embalaje.
Gestión de recepción y envíos.
Trazabilidad y gestión de lotes.
Automatización y tecnología de almacén.
Informes y análisis del almacén para poder conocer el rendimiento y vías de mejora.

En ocasiones un proceso afecta a diferentes módulos. Un ejemplo muy claro, es la cadena de suministro, si quieres controlar las etapas de la cadena de suministro tendrás que ser consciente que se distribuyen en varios módulos ERP, ya que abarcan funciones interconectadas que requieren una gestión coordinada para optimizar las operaciones de una empresa. En este caso afecta a la gestión de inventarios, compras, ventas, gestión de almacenes, gestión de producción,…entre otros módulos, lo que hace esencial la vinculación entre ellos dentro del ERP.

Existen otros módulos que se pueden conectar con el ERP pero que no hemos incluido aquí por no ser muy extensivos, si necesitas información sobre alguna funcionalidad que no hayamos mencionado en este post, no dudes en ponerte en contacto con nosotros para estudiar tu caso concreto.

Módulos verticales

Los módulos ERP verticales corresponden a ERP desarrollados para un sector específico con el fin de resolver la problemática a una casuística concreta sectorial. Algunos módulos relevantes son:

Configurador de producto

El configurador de producto es especialmente útil en industrias donde los productos son altamente configurables, como la fabricación, la automoción, la moda, el calzado, el mueble, la tecnología,…donde los productos pueden tener múltiples variantes y opciones.

Las funcionalidades clave de un configurador de producto son:

Permite realizar una configuración guiada: dispone de una interfaz de usuario intuitiva para poder configurar las reglas para los diferentes productos y disponer de una visualización dinámica del producto final.
Personalización de los productos: al disponer de múltiples opciones y variantes se puede realizar una personalización muy alta de los productos. Además de gestionar restricciones entre opciones y precios dinámicos.
Integración con el proceso de ventas: al estar vinculado con el ERP permite generar presupuestos, realizar pedidos personalizados y catálogos personalizados para diferentes vendedores, lo que agiliza notablemente el trabajo.
Integración con fabricación: se integra directamente con el módulo de fabricación del erp, pudiendo generar automáticamente la lista de materiales necesaria (BOM-Bill of Materials). Y también facilita la planificación de la producción.
Análisis y reportes de configuraciones: permite disponer de reportes de clientes, costos e historial de configuraciones.
Integración con canales de venta: integración con el ecommerce y con las tiendas físicas, disponiendo de configuración de productos en tiempo real, con independencia del canal que utilice.

TPV

El módulo de TPV (Terminal Punto de Venta) en un ERP es una herramienta esencial para empresas que operan en el sector minorista o en cualquier negocio que realice transacciones de venta directamente con el cliente, como tiendas físicas, restaurantes o establecimientos de servicios. Este módulo ERP integra todas las funciones necesarias para procesar ventas en el punto de venta, gestionando inventario, clientes y pago en tiempo real.

¿Cómo saber qué módulos de ERP necesita mi empresa?

Determinar los módulos ERP que tu empresa necesita dependerá de múltiples factores, como el sector en el que opera la compañía, el tamaño de la empresa y los objetivos específicos.

Es fundamental realizar un análisis en detalle de las necesidades de tu negocio para seleccionar los módulos que realmente aporten valor y se integren adecuadamente con tus procesos actuales. A modo de ejemplo: el ERP de Microsoft Dynamics 365 Business Central permite disponer de toda la funcionalidad mencionada directa o indirectamente.

Ejemplos de módulos por sector de actividad

Algunos ejemplos de los sistemas ERP, en concreto, módulos por sector de actividad pueden ser:

Sector Retail: los módulos de finanzas, ventas y CRM son esenciales, además del módulo de configurador de producto para el caso que exista una amplia variante de producto (como la moda o el calzado) y la gestión de inventario para conocer el stock en tiempo real.
Sector Manufacturero: además de los módulos básicos (finanzas, copras y ventas), es esencial el módulo de fabricación, control de calidad y gestión de la cadena de suministro, imprescindibles para asegurar la eficiencia operativa.
Sector Servicios: además de los módulos básicos (finanzas, compras y ventas) necesitarán un CRM Avanzado y un módulo de proyectos que permita una gestión eficiente del tiempo y recursos.

Para más información sobre los mejores software ERP que se adaptan a diferentes sectores, puedes consultar nuestro ranking.

WAU Technologies: tu socio ideal

WAU Technologies es tu socio ideal para implementar tu ERP considerando los módulos ERP que mejor se adapten a las necesidades de la compañía. Nuestro equipo de expertos en la implementación de módulos ERP te aseguran que la implementación sea fluida y personalizada según las necesidades específicas de tu negocio. Descubre por qué WAU Technologies es el mejor aliado para implementar los módulos ERP más adecuados para el día a día de tu compañía.

Te animamos a escribirnos o suscribirte a nuestra newsletter en nuestra web.