¿Qué es un software de Gestión Documental?
Un software de gestión documental es una solución informática diseñada para ayudar a las organizaciones a capturar, almacenar, organizar, gestionar y recuperar documentos y datos de manera efectiva y eficiente. Estas herramientas se utilizan para gestionar tanto documentos físicos como digitales a lo largo de su ciclo de vida en una empresa u organización.
En el mundo empresarial hay miles de documentos que deben organizarse y estar disponibles para muchas personas. La gestión documental ayuda a las empresas a ser más eficientes, a cumplir con regulaciones y a evitar la pérdida de información importante.
Funcionalidades de un gestor documental
Un gestor documental o software de gestión documental debe incluir una serie de características principales como son:
- Captura de documentos: un software de gestión documental permite la importación de documentos desde escáneres, impresoras multifunción y otras fuentes digitales.
- Almacenamiento centralizado: proporciona un repositorio seguro y centralizado para almacenar documentos y datos.
- Organización y clasificación: la gestión documental facilita la organización de documentos mediante la asignación de etiquetas, categorías o metadatos.
- Búsqueda y recuperación: permite búsquedas avanzadas para localizar documentos de manera rápida y eficiente.
- Flujos de trabajo automatizados: automatiza procesos y flujos de trabajo relacionados con documentos, como aprobaciones y revisiones.
- Control de acceso y seguridad: el software administra permisos de acceso para garantizar la seguridad de los documentos confidenciales.
- Cumplimiento normativo: ayuda a cumplir con regulaciones y estándares relacionados con la retención y el manejo de documentos.
- Integración con otras aplicaciones: Se integra con otras herramientas empresariales, como sistemas de correo electrónico y manejo de documentos. Dependiendo de la solución de gestión documental la integración será mayor o menor.
- Registro de auditoría: Registra actividades relacionadas con documentos para fines de auditoría y seguimiento.
Un software de gestión documental se utiliza en una amplia variedad de industrias y departamentos para mejorar la eficiencia, reducir la dependencia de papel, garantizar la seguridad de los datos y facilitar el acceso a la información de la compañía.
Nuestros software de gestión documental
Es una plataforma de software de gestión documental y automatización de flujos de trabajo líder a nivel mundial. La plataforma ofrece un gran nivel de profundidad con múltiples funciones como captura de documentos, almacenamiento seguro, flujos de trabajo automatizados,….
Es una solución de gestión documental inteligente y muy versátil, ya que se adapta a diversos sectores y tamaños de empresas.
Es una solución de software especialmente diseñada para integrarse con el ERP de Microsoft Dynamics 365 Business Central (anteriormente llamado Navision).
Esta herramienta se utiliza para automatizar y optimizar la captura, gestión y procesamiento de documentos empresariales, como facturas de proveedores, órdenes de compra y otros documentos relacionados con las operaciones comerciales.
¿Por qué es necesario un software de gestión documental?
La gestión documental es esencial en cualquier organización debido a la creciente cantidad de documentos que se generan y utilizan a diario. Cuando una empresa descubre la necesidad de él puede deberse a diferentes motivos:
- Disponer de una mejor organización, evitando la pérdida de tiempo en la búsqueda de papeles y recuperación rápida de documentos.
- Facilita la búsqueda y recuperación rápida de documentos, lo que agiliza los procesos y aumenta la productividad de los empleados.
- Reduce el uso de papel al permitir la digitalización de documentos, lo que es más ecológico y ahorra espacio y dinero.
- Automatiza tareas y procesos empresariales, lo que acelera la aprobación de documentos y minimiza errores.
- Permite el acceso a documentos desde cualquier lugar con conexión a internet, lo que fomenta el trabajo remoto y en colaboración.
- Ofrece controles de acceso y registro de auditoría para proteger datos confidenciales y cumplir con las regulaciones.
- Libera a los empleados de tareas administrativas relacionadas con documentos para que puedan concentrarse en tareas más estratégicas.
Y ¿Por qué WAU Technologies?
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Descubre tu software de gestión documental
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Nosotros somos ese guía, que te ayuda en esta aventura de tu digitalización porque ya hemos recorrido muchas veces ese camino y te sabemos guiar ya que lo conocemos muy bien, es el gestor documental que te permitirá llegar a buen puerto.
No tenemos duda de que apostar por la gestión documental es apostar seguro. Y en el mundo de la empresa es vital reducir riesgos con aventuras innecesarias.
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