¿Qué es un software de Gestión Documental?
Un software de gestión documental es una solución informática diseñada para ayudar a las organizaciones a capturar, almacenar, organizar, gestionar y recuperar documentos y datos de manera efectiva y eficiente. Estas herramientas se utilizan para gestionar tanto documentos físicos como digitales a lo largo de su ciclo de vida en una empresa u organización.
En el mundo empresarial hay miles de documentos que deben organizarse y estar disponibles para muchas personas. La gestión documental ayuda a las empresas a ser más eficientes, a cumplir con regulaciones y a evitar la pérdida de información importante.
Funcionalidades de un gestor documental
Un gestor documental o software de gestión documental debe incluir una serie de características principales como son:
- Captura de documentos: un software de gestión documental permite la importación de documentos desde escáneres, impresoras multifunción y otras fuentes digitales.
- Almacenamiento centralizado: proporciona un repositorio seguro y centralizado para almacenar documentos y datos.
- Organización y clasificación: la gestión documental facilita la organización de documentos mediante la asignación de etiquetas, categorías o metadatos.
- Búsqueda y recuperación: permite búsquedas avanzadas para localizar documentos de manera rápida y eficiente.
- Flujos de trabajo automatizados: automatiza procesos y flujos de trabajo relacionados con documentos, como aprobaciones y revisiones.
- Control de acceso y seguridad: el software administra permisos de acceso para garantizar la seguridad de los documentos confidenciales.
- Cumplimiento normativo: ayuda a cumplir con regulaciones y estándares relacionados con la retención y el manejo de documentos.
- Integración con otras aplicaciones: Se integra con otras herramientas empresariales, como sistemas de correo electrónico y manejo de documentos. Dependiendo de la solución de gestión documental la integración será mayor o menor.
- Registro de auditoría: Registra actividades relacionadas con documentos para fines de auditoría y seguimiento.
Un software de gestión documental se utiliza en una amplia variedad de industrias y departamentos para mejorar la eficiencia, reducir la dependencia de papel, garantizar la seguridad de los datos y facilitar el acceso a la información de la compañía.
Nuestro software de gestión documental
Es una solución de software especialmente diseñada para integrarse con el ERP de Microsoft Dynamics 365 Business Central (anteriormente llamado Navision).
Esta herramienta se utiliza para automatizar y optimizar la captura, gestión y procesamiento de documentos empresariales, como facturas de proveedores, órdenes de compra y otros documentos relacionados con las operaciones comerciales.
¿Por qué es necesario un software de gestión documental?
La gestión documental es esencial en cualquier organización debido a la creciente cantidad de documentos que se generan y utilizan a diario. Cuando una empresa descubre la necesidad de él puede deberse a diferentes motivos:
- Disponer de una mejor organización, evitando la pérdida de tiempo en la búsqueda de papeles y recuperación rápida de documentos.
- Facilita la búsqueda y recuperación rápida de documentos, lo que agiliza los procesos y aumenta la productividad de los empleados.
- Reduce el uso de papel al permitir la digitalización de documentos, lo que es más ecológico y ahorra espacio y dinero.
- Automatiza tareas y procesos empresariales, lo que acelera la aprobación de documentos y minimiza errores.
- Permite el acceso a documentos desde cualquier lugar con conexión a internet, lo que fomenta el trabajo remoto y en colaboración.
- Ofrece controles de acceso y registro de auditoría para proteger datos confidenciales y cumplir con las regulaciones.
- Libera a los empleados de tareas administrativas relacionadas con documentos para que puedan concentrarse en tareas más estratégicas.
Preguntas frecuentes gestión documental
¿Cómo se integra la gestión documental con Microsoft Dynamics 365 Business Central?
Nuestra solución se integra de forma nativa, permitiendo que cualquier documento (facturas de proveedores, albaranes, contratos) esté vinculado directamente a su registro correspondiente en el ERP. Esto significa que puedes visualizar el documento original con un solo clic desde la propia ficha de factura o cliente en Business Central, eliminando la necesidad de buscar en archivadores físicos o carpetas externas.
¿Cuenta el sistema con tecnología OCR para la lectura automática de facturas?
Si. Utilizamos tecnología de Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR) de alta precisión que extrae automáticamente los datos clave de las facturas (CIF, base imponible, fecha,…). Esto reduce en más de un 80% la entrada manual de datos, minimiza los errores humanos y acelera el proceso de contabilización y aprobación de facturas.
¿Tienen los documentos digitalizados validez legal ante la AEAT?
Absolutamente. Nuestras soluciones permiten la digitalización homologada por la Agencia Tributaria. Esto garantiza que la copia digital tenga el mismo valor legal que el original en papel, permitiendo a las empresas destruir los documentos físicos con total seguridad jurídica y cumpliendo con la normativa vigente de conservación de documentos.
¿Dónde se almacenan los documentos y qué nivel de seguridad tienen?
Los documentos se almacenan de forma segura en la nube, generalmente aprovechando el entorno de Microsoft SharePoint o repositorios certificados. Esto garantiza no solo el cumplimiento del RGPD, sino también copias de seguridad automáticas, cifrado de datos y un control de accesos granular para que solo el personal autorizado pueda consultar información sensible.
¿Es posible automatizar los flujos de aprobación de documentos?
Sí. Gracias a la integración con herramientas como Power Automate, podemos diseñar flujos de aprobación personalizados. Por ejemplo, cuando una factura supera cierto importe, el sistema la envía automáticamente al responsable de departamento para su validación antes de ser pagada, manteniendo un registro de auditoría de todo el proceso.
Y ¿Por qué WAU Technologies?
- Somos transparentes y te decimos lo que podemos y no podemos hacer.
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Descubre tu software de gestión documental
Cuando vas en busca de nuevo destino, lo mejor es tener un amigo allí, que conozca todos los rincones y te guíe. Alguien que te ayude a aprovechar al máximo la experiencia en el tiempo que dispones.
Nosotros somos ese guía, que te ayuda en esta aventura de tu digitalización porque ya hemos recorrido muchas veces ese camino y te sabemos guiar ya que lo conocemos muy bien, es el gestor documental que te permitirá llegar a buen puerto.
No tenemos duda de que apostar por la gestión documental es apostar seguro. Y en el mundo de la empresa es vital reducir riesgos con aventuras innecesarias.
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